Postrutiner for legekontor

Utarbeidet av: Leder for helsetjenesten

Godkjent av:

Dato: 8/4-2019

Revisjonsnr.:

Kommentar:

Hensikt

Rutiner for å sikre at all post blir registrert inn og ut av kontoret samt definerer hvem som skal ha ansvar for hvilken type post. Rutinen må sees i sammenheng med rutine for skanning.

Ansvar og omfang

Hovedansvaret ligger hos Helse -og Omsorgssjef. Det daglige ligger hos helsesekretærer og leger ved legekontoret.

Beskrivelse

Posten skal primært håndteres av helsesekretær med skrankefunksjon. Posten skal ikke håndteres i telefontid eller ved skranken. Håndtering foregår ved arbeidsstasjon 2.

Inngående post (ikke elektronisk):

Trinn	Aktivitet	Ansvarlig
Generelt	All post skal stemples med «mottatt stempel» dato og signatur	Helsesekretær
Post som skal knyttes til pasientjournal	Se rutiner for skanning. Dersom du ikke har anledning til å skanne inn post samme dag, legges dette i posthyllen, til skanning. Det er egne rutiner for gjennomgang av rutine for elektronisk pasientpost.	Helsesekretær
Regninger	Videresend til: postmottak@rodoy.kommune.no. Denne må sees i sammenheng med rutiner for mottak av varer. Dersom regninger kommer per post må disse skannes inn.	Helsesekretær
Mail	Gjennomgang av mailkonto postlegekontor skal gjøres av skrankeansvarlig hver dag. Gå i sikker sone Gå i outlook Logg inn med: Brukernavn: Passord:	Helsesekretær

Utgående post:

Trinn	Aktivitet	Ansvarlig
Brev per post til pasienter	• Brevet skal alltid være registrert, i sin helhet i pasientens journal. Dette er den enkelte leges ansvar. • Legg deretter brevet i post ut. Helsesekretær i skrankefunksjon har ansvar for at brevet blir sendt ut. Post skal håndteres på arbeidsstasjon 2. Brev til pasienter skal brettes og sendes i vinduskonvolutter. Husk å sjekke at det ikke ligger andre pasienters brev vedheftet. Brev skal frankeres. Se egne rutiner.	Leger/Helsesekretær
Blodprøver	Blodprøver og annen post må være klar til henting kl. 14.30.
Rekommandert	Dersom vi skal sende journaler skal det brukes fiberkonvolutter. Disse skal alltid sendes rekommandert. Husk å få sporingsnummer hos den post ansatte. Scann alltid inn forespørselsbrev eller skriv i journalen hvorfor du har tatt utskrift.

Referanser

Henvises til krav i lover og forskrifter og/eller interne krav.

Vedlegg