Daglige post- og arkivrutiner - skoler og barnehager

Papirpost

All inngående post til enheten skal leveres til enhetsleder for åpning og eventuell sortering. Etter at posten er åpnet, skal posten deles i ikke arkivverdig post (informasjonspost) og arkivverdig post (sakspost). Arkivverdig post sorteres etter hvor det skal journalføres. All arkivverdig post skannes og importeres i sak-/arkivsystemet på tilhørende saksmapper, elev-/barnemapper eller personalmapper. Der vil den også bli journalført, og ført i postliste. Etter tre måneder kan post som er importert i sak-/arkivsystemet makuleres.

Fakturaer datostemples, skannes og sendes til faktura@rodoy.kommune.no.

Arkivbegrensning

Som ikke arkivverdig post (informasjonspost) regner vi normalt trykksaker, offentlige publikasjoner, rundskriv, utskrifter/kopier fra andre organer, og annet mangfoldiggjort materiale, så lenge de ikke tilfredsstiller kravene som skisseres nedenfor til arkivverdig post. Informasjonsposten skal ikke journalføres. For at post skal regnes som arkivverdig (sakspost), stilles følgende krav: Det må regnes som saksdokument for organet etter offentleglova §§ 2 og 3, det må være gjenstand for saksbehandling, eller det må ha verdi som dokumentasjon.

Elektronisk post

Mottak

Enhetens offisielle e-postmottak skal åpnes/betjenes av enhetsleder minst en gang daglig. Arkivverdig e-post skal importeres inn i sak-/arkivsystemet og behandles etter gjeldende rutine. Ansatte som mottar arkivverdig e-post på andre adresser enn kommunens offisielle e-postadresse, må selv sørge for at forsendelsen importeres i sak-/arkivsystemet.

Utsendelse

E-postforsendelse som ut fra sitt innhold må betegnes som saksdokument, skal importeres i sak- /arkivsystemet. Taushetsbelagte opplysninger skal aldri sendes som e-post, enten dette gjelder selve meldingen eller vedlegg. For elektronisk utsendelse skal man bruke sak-/arkivsystemet, eventuelt SvarUt.

Dokument som er/kan unntas fra offentlighet bør man unngå å sende som e-post så langt det er mulig. Slike meldinger må krypteres eller sendes via sak/arkivsystemet, eventuelt SvarUt.

Post inn og ut av fagsystemer

I enheter som benytter fagsystemer med arkiv, er det enhetsledere som har ansvaret for arkivet. Det vises til egne rutiner for arkivering av dokumenter i Visma Flyt Skole og Visma Flyt Barnehage.