Glemt Passord?

Webcruiter

Webcruiter er et webbasert system for elektroniske søknader på kommunens stillinger og den videre behandlingen i ansettelsessaker. Systemet er installert eksternt som skyløsning.

§ 3-2 Ansvar, rutiner og rettigheter i arkivsystem

(2) Følgende ansvarsforhold og rutiner skal beskrives:

  1. ansvar for tildeling og ajourhold av brukerrettigheter,
  2. hvilke spesifikke rettigheter for behandling av arkivdokument som tildeles brukere av systemet med tilhørende roller,
  3. hvilke typer dokumenter som skal autentiseres og signeres, samt regler og rutiner for signering av dokumenter, herunder bruken av digital signatur,
  4. ansvar og rutiner for kvalitetssikring av registreringen og arkiveringen,
  5. ansvarsforhold og prosedyrer for registrering, journalføring og arkivering av dokumenter som sendes og mottas,
  6. rutiner som definerer ansvar for:
    - fordeling av dokumenter,
    - retting av registrerte journal- og arkivopplysninger,
    - avskrivning og ferdigstillelse av dokumenter,
    - vurdering av spørsmål vedrørende offentlighet,
    - registrering av unntak for offentlighet og hjemmel for dette, og
  7. prosedyrer for registrering og arkivering til bruk dersom systemet er ute av drift.
§ 3-4 Oppbevaring og sikring

Det skal utarbeides rutiner for organet som beskriver hvordan arkivdokumentene oppbevares og sikres, herunder:

  1. hvilke lagringsmedier og arkivformat som brukes,
  2. hvilke kategorier av saker og dokumenter som skal arkiveres elektronisk, og hvilke som eventuelt iht. formkrav i lov- og regelverk eller av andre grunner skal arkiveres på papir,
  3. ansvarsforhold og prosedyrer for konvertering av dokumenter til arkivformat, herunder
    - tidspunkt for konvertering
    - retningslinjer for kassasjon av mottatte papirdokumenter som er skannet og arkivert elektronisk,
  4. en plan for periodisering av arkivet og vedlikehold av materialet inntil det kan overføres til arkivdepot, og
  5. iverksatte rutiner og tiltak for beskyttelse av dokumenter og ivaretakelse av informasjonssikkerhet.

§ 3-6.Destruksjon av papirversjonen etter skanning i den løpende arkivdanningen

(1) Når arkivdokumenter på papir blir skannet i tråd med kravene i § 5-15, og de arkiveres elektronisk som ledd i den løpende arkivdanningen, kan papirversjonen av dokumentene destrueres. Arkivskaper har ansvar for å vurdere hvilke konsekvenser destruksjon vil kunne ha for juridiske rettigheter og plikter for organet selv eller for andre, og påse at behov for bevaring av originalmediet blir ivaretatt. Destruksjon må ikke skje dersom lovbestemte formkrav, for eksempel krav om håndskrevet signatur eller andre juridiske hensyn, krever at papirversjonen bevares. Det er ikke adgang til å destruere originaldokumenter som kommer inn under destruksjonsforbudet i § 8-7.

(2) Organet skal fastsette retningslinjer for å kontrollere at skanning av innkomne papirdokumenter er utført korrekt og komplett, og at dokumentene er lesbare, før den originale papirversjonen destrueres. Dette inkluderer operatøransvar, arbeidsprosedyre og rutiner for kvalitetssikring ved skanning.

(3) Riksarkivaren kan i enkelttilfeller fastsette at også papirversjonen av dokumentene skal bevares.

Det er ingen skanning i systemet, da filene eksporteres inn elektronisk og alt foregår via elektronisk system. Webcruiter er en jobbsøkerportal som Åfjord kommune benytter seg av i forbindelse med ansettelser. I en ansettelsesprosess bruker ledere dette systemet i all kommunikasjon med søkerne, og etter ansettelsen er gjennomført, blir alle dokumenter konvertert til PDF ved integrasjon til ePhorte. Disse blir da liggende som egen sak i sak - og arkivsystemet. Det blir opprettet personalmappe på vedkommende som har fått tilbud om jobb.