|
Arkivansvaret i Nes kommune Forskrift om offentlege arkiv§ 1.Arkivansvaret i offentlege organOffentlege organ etter arkivlova § 2 pliktar å halde arkiv. Arkivet skal vere ordna og innretta slik at dokumenta er sikra som informasjonskjelder for samtid og ettertid. Kvar enkelt kommune og fylkeskommune kan fastsetje kva institusjonar og einingar som skal halde eigne arkiv. Det overordna ansvaret for arkivarbeidet i eit offentleg organ ligg til den øvste leiinga i organet. I kommunar og fylkeskommunar er arkivansvaret ein del av det ansvaret som er lagt til administrasjonssjefen etter kommunelova § 23 eller kommuneråd og fylkesråd etter kommunelova § 20. Det kommunale og fylkeskommunale arkivansvaret omfattar òg arkiv som er avleverte til arkivdepot. Lov om arkiv (Arkivlova) § 2.Definisjonar.I denne lova vert desse omgrepa nytta slik:
| a.
|
dokument: ei logisk avgrensa informasjonsmengd som er lagra på eit medium for seinare lesing, lyding, framsyning eller overføring
|
| b.
|
Arkiv: dokument som vert til som lekk i ei verksemd.
|
| c.
|
Statleg arkiv: arkiv skapt av statleg organ.
|
| d.
|
Kommunalt arkiv: arkiv skapt av fylkeskommunalt eller kommunalt organ.
|
| e.
|
Offentleg arkiv: statleg eller kommunalt arkiv.
|
| f.
|
Privat arkiv: arkiv som ikkje er offentleg arkiv.
|
| g.
|
Offentleg organ: statleg, fylkeskommunal eller kommunal institusjon eller eining.
|
§6.Arkivansvaret.Offentlege organ pliktar å ha arkiv, og desse skal vera ordna og innretta slik at dokumenta er tryggja som informasjonskjelder for samtid og ettertid.
Delegert arkivansvar
Det er kommunedirektør som har det overordnede arkivansvaret i Nes kommune, men fagleder ved Dokumentsenteret (avdeling Fellestjenester) er delegert ansvaret for arkivtjenestens oppgaver og skal sørge for at lover og regler blir fulgt. Denne har også ansvaret for kommunens elektroniske sak/arkivsystem, ACOS WebSak.
Opplæring i WebSak med tilhørende moduler er delegert ut til superbrukere for ulike tjenesteområder og moduler. Fagleder Dokumentsenter har koordinerende opplæringsansvar.
Fagleder for Dokumentsenteret skal følge opp og ivareta faglig arkivkompetanse hos de ansatte i arkivet. Det skal føres internkontroll internt i Dokumentsenteret hvor fagleder skal oppdatere med en levende sak i sak/arkivsystemet (ACOS WebSak, sak: 23/1467)
Fagleder skal ha et fast møtepunkt i ledelsesmøter med kommunedirektøren og kommunalsjefer for oppdatering av journalføringsplikten, åpenhet i kommunen (postlister), rutiner og regler for internkontroll.
TQM er kommunens kvalitetssystem og vil være vår levende arkivplan fremover. Dette vil skje i løpet av 2024.
Systemet Samsvar vil være kommunens system for internkontroll. Se faner for "Arkivorganisering" og "Arkivleders ansvar" for ytterligere informasjon. Onsdag 30.08.2023 - Informasjon om Arkivansvaret i kommunedirektørens ledergruppe
|