Bruk og oppdatering av arkivplan. Arkivplanen skal brukes som et arbeidsredskap av alle ansatte i Målselv kommune. Målet er at alle som håndterer dokumenter som blir til som ledd i den virksomheten som kommunen driver, skal kunne finne informasjon om hvilke retningslinjer som må følges, og hvilke løsninger kommunen har på arkivområdet.Arkivplanen skal jevnlig oppdateres og ha en fullstendig gjennomgang i november hvert år Alle brukere har ansvar for å gi tilbakemelding på den informasjonen som er i arkivplanen. Dersom registrerte opplysninger ikke er korrekte eller endringer er gjort, skal arkivleder kontaktes. Arkivleder vil ha det daglige ansvaret for å følge opp arkivplanens bestemmelser i forhold til alle virksomheter i kommunen. Arkivplanen skal alltid oppdateres når:
- det skjer endringer i post- og arkivrutiner
- en kommunal enhet oppretter et nytt arkiv eller arkivdel
- det blir tatt i bruk en ny arkivnøkkel
- en kommunal enhet tar i bruk et nytt datasystem for lagring av informasjon
- kommunale enheter blir lagt ned eller opprettet
- det blir opprettet eller lagt ned et styre, råd eller utvalg
- det blir gjort vesentlige endringer i kommunens delegasjonsreglement
- kommunale oppgaver blir overført til virksomheter utenfor kommunen
Arkivleder avgjør om det er behov for oppdatering av arkivplanen når:
- det bli tatt i bruk ny versjon av arkivnøkkel
- det bli tatt i bruk nye versjoner av datasystem for lagring av informasjon
Arkivplanen skal «fryses» slik at den langtidsbevares minst en gang per år. Arkivplanen eksporteres fra arkivplan.no og en pdf- versjon arkiveres i WebSak+. |