Oppbygging og bruk av ePhorte

Oppbygging og bruk av det elektroniske arkivet

1. Hvilke kategorier av saker, herunder typer av saksdokumenter, som skal arkiveres elektronisk, og hvilke som eventuelt iht. formkrav i lov- og regelverk eller av andre grunner skal arkiveres på papir.

2. Hvilke arkivformat som skal brukes

Følgende arkivformater skal registreres i Ephorte:

Malene i Ephorte for de ulike dokumenttypene bestemmer hvilke av disse formatene som brukes når. I grove trekk blir det slik:

1. Worddokumenter, regneark, powerpoint o.l. konverteres til PDF og TIF

2. Skannede dokumenter benytter seg av TIF-format fram til 01.02.2010 - deretter kun Pixedit.

3. E-posten som kommer inn blir konvertert til TXT-format i forbindelse med importen

4. Tabelluttrekkene lagres i XML-format

3. Dersom dokumenter skal autentiseres med digital signatur: hvilke typer dokumenter som skal autentiseres

Foreløpig skal det ikke benyttes digital signatur. Før dette eventuelt tas i bruk skal det utarbeides rutiner og en oversikt over hvilke dokumenter som skal autentiseres.

4. Retningslinjer for kassasjon av mottatte papirdokumenter som er skannet og arkivert elektronisk

Sikkerhetskopi av alle inngående dokumenter oppbevares kronologisk etter journalføringsdato hos arkivet. Ingen makulering er tillatt før første godkjente prøveavlevering av ePhorte til IKA Trøndelag er gjennomført!
Etter at godkjent prøveavlevering er gjennomført skal/kan alle innskannede og journalførte fysiske dokumenter sendes virksomhet/saksbehandler eller straks makuleres.

Permene oppbevares inntil godkjent avlevering av perioden er foretatt.

5. En plan for periodisering av arkivet og vedlikehold av det elektroniske materialet inntil det kan avleveres til arkivdepot

Plan for periodisering:

I god tid i forveien før periodisering tar kommunen kontakt med IKA-Trøndelag for nødvendig bistand.

For saksarkivet benyttes det da en overlappingsperiode på 2 år, for å avklare hvor vidt saker er avsluttet eller aktive. Det blir ikke opprettet nye saker for den avsluttede perioden, men eksisterende saker fra perioden som får tilført nye dokumenter i løpet av de to årene, defineres som aktive saker og overføres til ny arkivperiode. I Ephorte gis arkivdelene som skal ha overlappingsperiode arkivstatus O, mens de nye arkivdelene som opprettes som arvtakere får status A (aktiv). Saker i arkivdeler med status O som får tilført nye dokumenter i overlappingsperioden overføres automatisk til den nye aktive arkivdelen. Når overlappingsperioden er slutt, skal det ikke lenger overføres saker fra den gamle til den nye arkivdelen. Den gamle arkivdelen får da status B (bortsatt) og overføres til en vedlikeholdt og søkbar historisk database.

Møtebøkene periodiseres ved skarpe periodeskiller hvert 4. år. Når det gjelder objektarkivene, overføres hvert 4. år de uaktuelle eller avsluttede objektene (elever, ansatte, Gnr/Bnr etc.) til en vedlikeholdt og søkbar historisk database.

NB! Da arkivdel for møtebøker ikke fungerer som forutsatt skal foreløpig alle møteinnkallinger og protokoller skrives ut, og oppbevares av møtesekretær. Møtebøkene bindes deretter inn ihht utvalg og år. Innbundne møtebøker oppbevares i bortsettingsarkiv inntil avlevering til depot.

Avlevering til depot (IKA): Avlevering skjer i henhold til avleveringsregler utarbeidet av IKA-Trøndelag.To kopier av de avsluttede arkivdelene ved periodisering kopieres i godkjent format over på et medium som IKA til en hver tid anbefaler. Deretter avleveres det til IKA med all nødvendig dokumentasjon vedlagt. IKA gir nærmere retningslinjer om krav og rutiner ved avlevering.

Plan for vedlikehold av det elektroniske materialet:

Vedlikehold av elektronisk materiale gjelder både den aktive basen, den historiske databasen og de avsluttede arkivdelene som er kopiert over på CD-R. Med mindre det inngås avtale med depotet om at avleveringen (og ikke deponeringen) av materialet kan skje umiddelbart etter periodisering, må kommunen oppbevare/vedlikeholde egne CD-R-kopier. Dette avklares nærmere med IKA-Trøndelag!

For vedlikehold av den aktive basen og den historiske databasen må følgende rutiner følges:

IKT-tjenesten har ansvaret for at backuprutiner blir fulgt.

Slik er backup-rutinene hos Fosen IKT:

Backup-jobbene er automatisert.
Det tas daglig og ukentlig backup.
Dagtapene overskrives etter noen uker.
Ukestaper som det er skrevet på siste uke tas ut av roboten hver uke og settes i safe.
De siste ukentlige tapene i hver måned merkes med måned og settes på egen plass i safe slik at de ikke havner i roboten innen tidligst ett år.
Siste ukesbackup i hvert år tas vare på som en årlig backup.

For eventuell vedlikehold av CD-R-kopiene (eller det mediet som Riksarkivaren til enhver tid anbefaler) gjelder følgende regler:

- det skal alltid være to kopier av ett arkiv

- det skal brukes CD-R med god kvalitet og som er tilpasset CD-brenneren som brukes

- oppbevaringen skal skje i lokale med riktig klima (ca. 18° C og ca. 35% luftfuktighet) og det skal være godt sikret mot tilgang fra uvedkommende

- det skal aldri gå lenger enn 5 år før det lages en ny kopi av en CD-R

- det skal foretas løpende kvalitetskontroll av materialet

- eventuelle konverteringer som depotet krever må utføres