Glemt Passord?

Elektronisk arkiv og bruk av Profil

Denne rutinen skal sikre forsvarlig håndtering av personopplysninger som er underlagt krav om personvern. Og sikre at dokumenter tilhørende saksbehandling blir håndtert i tråd gjeldende lover og regler. 

I et elektronisk arkiv skal alle hoveddokumenter arkiveres elektronisk.

Åfjord kommune startet med elektronisk arkiv for saksbehandling i Visma omsorg Profil 1/4 2017.

OMFANG
All saksbehandling skal skje i fagsystemet Profil og arkivering skje til Visma samhandling arkiv. Visma samhandling arkiv er et Noark 5 godkjent elektronisk arkivsystem (2012)

ANSVARLIG 
Pleie og Omsorgssjef

Kommunens arkivansvarlig

HELSEDOKUMENTASJON ELLER SAKSBEHANDLING
Profil har to arkiv deler;

 Sakarkiv; Noark 5 arkivkjerne for saksbehandling og tjenestetildeling
 Pasientjournalarkiv 

Pasientjournalarkivet består av dokumentasjon i EPJ(elektronisk pasientjournal) og omhandler dokumentasjon av helsehjelp til enkeltbruker. Det er ingen krav til arkivering etter Noark standard av dokumentasjon i EPJ, det skal derfor ikke foretas utskrift av pasientjournal til papirarkiv.
Saksarkivet i Profil består av saksbehandling og postjournal knyttet til enkeltbruker. All saksbehandling knyttet til pleie – og omsorgstjenester skal utføres i Profil (Noark standard) og skal ikke dupliseres i Ephorte.

Søknader, vedtak og klager og krav om innsyn knyttet til enkeltbrukere inneholder sensitive personopplysninger og behandles i sin helhet i Profil.

Krav om innsyn i pasientjournal skal dokumenteres i pasientjournalen.

Møteinnkallinger og møtereferat som knyttes til saksbehandling
 - Skal ligge i postjournal og knyttes til en sak.
 - Skrives det referat som ikke tilhører en sak eks. saksforberedende møte, så kan referat knyttes til saken i etterkant, dersom den opprettes.

Møteinnkallinger, møtereferat og dokumenter som omhandler helsehjelp
 - Skal ligge i pasientjournalen under skjema eller skannes inn i plan/rapport i EPJ

Klagesaker
- Alle klagesaker skal være skriftlige.
- En klage på tjenesten knyttet til helsehjelpen til en pasient skal skannes inn og besvares i Profil.
- En klage som retter seg mot systemet eks. for få sykehjemsplasser skal behandles i ePhorte.

Hvilke tjenester krever saksbehandling? Og hva skal registreres som en henvendelse?
 - Henvendelser vedrørende fysioterapi, ergoterapi og hjelpemidler skal ikke opprettes som sak i Profil, men som en henvendelse.
 - Alle søknader om helsehjelp skal opprettes som en sak.

MOTTAK AV SØKNAD OG OPPRETTELSE AV SAK
Kommunalt postmottak - ansvarlig: arkivenheten
Kommunen har et postmottak som kan motta post til tildelingskontor. Kommunal postmottak skal ikke skanne, men overbringe konvolutter uåpnet til tildelingskontor.
Mottak av søknad - ansvarlig: forvaltningskontoret
Søknad kan mottas skriftlig på kommunens søknadsskjema eller ved muntlig henvendelse.

  •             Skriftlig søknad skannes og hentes inn i sak.
  •             Ved muntlig søknad opprettes sak som vanlig og det fylles ut mal. Muntlig henvendelse i postjournal.

Nye pasienter - ansvarlig: saksbehandler
Gjelder søknaden en ny pasient/bruker må vedkommende opprettes i Profil først.
Muntlig søknad  - ansvarlig saksbehandler
En søknad om tjenester kan være muntlig eller skriftlig. Ved muntlig søknad benyttes mal "Søknad om tjenester" i postjournal. Kommer det i etterkant en søknad underskrevet av pasient, skannes den inn og knyttes til saken (samme saksnummer).

Varsel fra eksterne eks. sykehus om mulig behov for tjenester - ansvarlig: saksbehandler
Ved muntlig søknad fra eksterne benyttes mal "Søknad om tjenester" i postjournal.
Dersom det ikke blir behov for tjeneste så skrives det et notat i feltet vedtakstekst i saken (saksfeltet)
Skanning av dokumenter inn i profil/postjournal - ansvarlig: saksbehandler
Dokumenter vedrørende saksbehandling eller helsehjelp skal skannes inn i profil. Vi skal ikke ha papirjournal.

  1. Skanne dokumentene ved bruk av kopimaskin med skanner og velg Profil. Husk å trykke to-sidig dersom dokumentet har tekst på begge sider.
  2. Dokumentet legger seg da som en pdf -fil i sikker sone. NB! sjekk at dokumentet er skannet i pdf format. Det ser du ved å sjekke nederst på siden av dokumentet. Ligger det ikke som pdf må dokumentet skannes på nytt.
  3. Det er ikke mulig å gi det skannede dokumentet et navn, men det legger seg i sikker sone med navn på den som har skannet dokumentet - det gjør det mulig å finne igjen dokumentet.
  4. Skal andre enn saksbehandler skanne dokumenter så opprettes et inngående dokument i postjournal. Gi beskjed til saksbehandler som da oppretter sak.

Når man har skannet inn et dokument må man forsikre seg om at innskanningen har vært vellykket. Åpne dokumentet og sjekk at det er lesbart og at alle sider er med.

Sletting av skannede dokumenter i sikker sone - ansvarlig: saksbehandler/den som har skannet inn dokumentet
Når du har hentet inn dokumentet i postjournal og kontrollert av import er vellykket så velg lagre, du får så spørsmål om å slette dokumentet. 

Trykk ja. 

Du sletter nå dokumentet som ligger i sikker sone, ikke det du har importert i Profil.
Makulering av original dokument etter skanning - ansvarlig: saksbehandler/den som har skannet inn dokumentet
Kommunen er ikke pliktig til å oppbevare de fysiske dokumentene som er skannet.
Dokumenter som skannes inn i Profil kan derfor makuleres etter vellykket import i postjournal i Profil.
Det anbefales imidlertid at papirdokumentet oppbevares i 3 måneder før det makuleres.

Registrerte henvendelser - ansvarlig: saksbehandler
Henvendelser vedrørende fysioterapi, ergoterapi og hjelpemidler skal ikke opprettes som sak i Profil, men som en henvendelse.
Hak av for henvendelse i bilde postjournal og fyll ut.

NB! Sett alltid inn saksbehandler.

Ved å velge Type: INN så får du mulighet til å hente inn skannet dokument. Alle oppføringer i postjournal skal ha et dokument knyttet til seg.
Ved å velge Type: Internt dokument får du mulighet til å hente inn en mal.
Henvendelse nr./ år fylles automatisk ut.
Trykk på knappen Tekst, og i neste bilde velg Type henvendelse og beskriv i feltet situasjon.
Du kan i etterkant gjøre om en henvendelse til en sak ved å hake av for sak - du begynner da vanlig saksgang.

Redigere på en opprettet henvendelse - ansvarlig: saksbehandler  
Gå inn på Ajourhold - henvendelser.
Søk opp på bruker, saksbehandler, type eller status.
Når du så får opp aktuell bruker så kan du redigere i tekstfeltet og endre status.

Ta ut rapporter over henvendelser - ansvarlig: saksbehandler
Gå inn i brukermodulen - Rapporter - post/sak/henvendelser - Henvendelser
Opprette sak - ansvarlig: saksbehandler
Alle henvendelser som gjelder søknad om helsehjelp skal saksbehandles. Eks. hjemmesykepleie, psykisk helsehjelp, rus m.m.
Alle oppføringer i Postjournal skal ha et dokument knyttet til seg. Enten ved at dokumentet skannes inn i postjournal (INN) eller ved at man fyller ut en dokumentmal (internt dokument/tildeling)

  • Stå i pasientens Postjournal
  • Sett inn ny rad/insert
  • Velg Type   
     - Internt dokument/tildeling
     - Inngående
     - muntlig
     - telefon
     - utgående
  • Velg sakstype eks. Tildeling
  • Skriv inn i emnefeltet hva saken gjelder eks. søknad om sykehjemsplass.  
  • Dato felt fylles inn automatisk ved lagring. 
      - Dokumentdato: dato for når søknaden er underskrevet. Feltet kan redigeres.
      - Journaldato: er dato du journalførte dokumentet.
  • Velg tekst: Her importerer du det skannede dokumentet. Det kan ta noe tid før det skannede dokumentet vises i skjermbildet.

Du flyttes nå over i fanen saker.
 

  • Status på saken er Registrert. Endre til Under behandling.   
  • Gjelder det institusjonsplass eller boligsøknad: Gjør nå en saksutredning. Hent dokumentmal under knappen Saksutredning.    

NB! For andre tjenester skrives saksutredningen i vedtaksdokumentet i postjournal.   
Ved avslag så knytt det til IPLOS tjenestetype.   

Innvilges saken endres sak status til innvilget. Du får da spørsmål: Vil du registrere nye tjenester - svar JA.

Du flyttes nå over i fanen Tjenester.  

  • Legg inn tjenesten i fanen Tjenester.

Vær nøye med å legge inn rett tjeneste, sett inn timer og omfang og antall hjelpere.(gjøres av den som skal utføre tjenesten) Legg inn dato for når hjelpen iverksettes, den behøver ikke være på samme dato som når vedtaket er fattet (fra dato). For praktisk bistand, hjemmesykepleie og institusjon skal detaljrader legges inn (knappen: sett inn) .(gjøres av den som skal utføre tjenesten) 

Trykk Ok/lagre. Da får du spørsmål om å registrere flere tjenester her svarer du kun bekreftende dersom det er aktuelt med flere enn en tjeneste. 

Deretter får du spørsmål om å opprette et vedtaksdokument – svar JA.  (det sikrer at saksnummeret følger saken)  Du flyttes nå tilbake til fanen Postjournal  Du får opp bildet rediger postjournal Feltene i bildet er ferdig utfylt, da de er kopiert fra første registrering i postjournal. Det betyr at man må redigere i emnefeltet slik at man får en tekst som tilsvarer innholdet i brevet man skal sende søker. 

Utform svarbrev til søker: 

1. Trykk på knapp: Tekst. Svar JA på spørsmålet om du ønsker å lagre
2. Velg så aktuell mal og bekreft med OK
3. Skriv inn faktagrunnlag i saken og saksvurdering. Lagre
4. Skriv ut vedtaket og send til bruker. 

Forlenge et vedtak/ Endre på et vedtak - Ansvarlig: saksbehandler
Det kan være aktuelt å forlenge et tidligere vedtak eks. vedtak om korttidsopphold, eller det skjer endring i mengde på tildelingen av tjenesten Dette kan ikke gjøres ved å redigere på det opprinnelige vedtaket. Det må opprettes ny sak. Knytt så denne nye saken til det forrige vedtaket ved å skrive saksnummeret i feltet Ref. annen sak.

Ferdigstille sak/ arkivering - ansvarlig: saksbehandler
Det er dokumenter som ligger i Postjournal som blir arkivert i VSA (Visma samhandling arkiv) Ferdigstilling av dokumenter og sak kan ikke gjøres før saksbehandlingen er helt gjennomført. Alle registreringer i Postjournal må ha et dokument knyttet til seg for å kunne bli arkivert. Hak av for ferdigstilt i postjournal og deretter i saker, når du er sikker på at all dokumentasjon er lagt inn i saken. 
Saken arkiveres nå i arkivkjernen og kan kun åpnes via arkivansvarlig i kommunen. Det kan ta noen minutter før dato for arkivering vises i bildet. 

Kontroll av avviksrapport 
Det kan kjøres en avviksrapport for å avdekker registreringer hvor arkivering ikke skjer som forutsatt. Rapporter-post, sak henvendelse – VS sak /avvik.
Opplæring av nye ansatte som skal opprette sak i postjournal - Ansvarlig: Leder
Ansatte som skal bedrive saksutredning og skanning av dokumenter i Profil skal ha opplæring.
Leder forvaltning har ansvar for at slik opplæring blir gjennomført ved ny-tilsettinger eller for nye grupper som skal ha slike oppgaver.
Behov for opplæring meldes leder.

Papirjournaler - Ansvarlig: Saksbehandler
Jf. journalforskriften skal pasienten ha en enhetlig journal, dvs alt skal dokumenters inn i elektronisk journal.
Vi skal

ikke

ha papirjournal i tillegg.

Skanning av dokumenter inn i profil/plan og rapport - Ansvarlig: Fagansvarlig personell / Alle som har tilgang til Profil har automatisk tilgang til skanning
Dokumentasjon vedrørende helsehjelp skal skannes inn i plan/rapport i Profil.

Det gjøres slik: 
 

  • Dokumentet skannes
  • Etter at du har sjekket at dokumentet er lagret og ligger på rett plass kan du makulere papirkopi.                                              

Avslutte dossiermappe i VSA - Ansvarlig: Leder
Når en pasient er død skal dossiermappe i arkivkjernen avsluttes.
For pasienter i institusjon kan ikke dette gjøres før økonomisk sluttoppgjør er gjennomført.

Lover
Forskrift om pasientjournal
Forvaltningsloven (lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker)
Lov om helsepersonell m.v 2.juli 1999 nr. 64

KS veileder mars 2015 - Håndtering av dokumentasjon i pleie- og omsorgtjenesten