Visma profil

A)    Ansvar for tildeling og ajourhold av brukerrettigheter:

Daglig leder/enhetsleder har hovedansvaret for tildeling og ajourhold av brukerrettigheter til registrerings- og arkiveringsfunksjoner i Profil. 

Ajourhold av brukerrettigheter:

• Daglig leder/enhetsleder har ansvar for at brukerrettighetene blir ajourholdt kontinuerlig.  
• tildeling av brukerrettigheter til nye personer i fagsystemet
• personer som ikke lenger skal ha brukerrettigheter i fagsystemet
• endring av en persons brukerrettigheter i fagsystemet

det kan skje

•  ved nyansettelse
•  ved endring i stilling som medfører endrede rettigheter i fagsystemet
•  når ansatte slutter

Meldingen skal inneholde:

• Den ansattes fulle navn og stillingstittel
• Nøyaktig dato for endring av brukerrettigheter/ oppretting av ny bruker/ stopp av brukerrettigheter
• Spesifisering av hvilke tilganger og rettigheter den ansatte skal ha/ evt. stopp av tilganger.
• Spesifisering av den enkeltes roller, evt. klarering for tilgangskoder

Melding skal oversendes systemansvarlig når bruker skal legges inn for første gang, eller ved endring/avslutning av arbeidsforhold.

B)    Spesifikke rettigheter for behandling av arkivdokument som tildeles brukere av systemet med tilhørende roller

• Det er utarbeidet retningslinjer for hvilke opplysninger ansatte har tilgang til. Det er ulike rettigheter i forhold til stilling og arbeidssted. Ergoterapeut skal bare ha tilgang til ergo tjenesten: tekniske hjelpemidler. Hjelpemiddelkoordinator: tilgang til ergo tjenesten: tekniske hjelpemidler og hjemmetjeneste (trygghetsalarmer)

3. årsstudenter (spl/vpl/ergo/fysio) skal ha tilgang til meldingsgruppen osv.

C)    Typer dokumenter som skal autentiseres og signeres, samt regler og rutiner for signering av dokumenter, herunder bruken av digital signatur,

Foreløpig skal det ikke benyttes digital signatur. Før dette eventuelt tas i bruk skal det utarbeides en oversikt over hvilke dokumenter som skal autentiseres.

Vi har i dag elektronisk godkjenning av dokumenter.

Vedtak godkjennes av enhetsleder og ha 2 underskrifter.

D)    Ansvar og rutiner for kvalitetssikring av registreringen og arkiveringen,

Registreringen:

Den som skanner inn dokumentet og saksbehandler må sikre at dokumentet er lesbart, fullstendig og at alle sidene i dokumentet har kommet med. 

Den som skriver et brev har primæransvaret for at det blir registrert på korrekt måte.

Kvalitetssikringen går bl.a. ut på at følgende kontrolleres:

• at journalposten er knyttet til riktig sak
• at eventuell avskrivning er utført
• ved opprettelse av ny sak må spesielt arkivkode og sakstittel kontrolleres

Arkiveringen

Fosen IKT har ansvaret for å kvalitetssikre den elektroniske arkiveringen inntil avlevering skjer til depot. Dette innebærer følgende rutiner:

• Backup-rutinene beskrevet under § 3-4 punkt D skal følges
• Sikkerhetskopi oppbevares fysisk adskilt fra produksjons basen der Visma-basen er lagret. Lokaler som benyttes til begge er godkjent for formålet slik at sikkerheten er ivaretatt.

Sikkerhetskopieringen er ikke på Arkivformat, men en kopi av produksjonsbasen som kan settes i produksjon ved behov. Vi benytter ikke arkivmedium, men system for sikkerhetskopiering med tilhørende medium for dette. 

E)    ansvarsforhold og prosedyrer for registrering, journalføring og arkivering av dokumenter som sendes og mottas,

Åfjord kommune har ett sentralt e-postmottak. Her skal all arkivverdig e-post sendes til.

E-post til omsorgstjenesten som omhandler en person blir skrevet ut og skannet inn i personens mappe i fagsystemet. All post vedrørende brukere innen omsorgstjenesten leveres til merkantil i omsorgstjenesten, (jamfør veiledende liste over helsehjelp og saksbehandling) for registrering i Profil.

Helsehjelpdokumenter som for eksempel epikriser, lab-svar sjekkes ut om de allerede er kommet inn i plan og rapport ved elektronisk meldinger. Dersom opplysningene ligger i plan og rapport skal ikke dokumentet skannes inn. 

Dokumentene stemples med mottatt dato, skannet og knyttet til eksisterende saker eller vi oppretter nye saker. 

Alle dokumenter som ferdigstilles i postjournal blir automatisk overført til Visma samhandling Arkiv.

Saksbehandler er ansvarlig for egenproduserte dokumenter og at de blir registrert i fagsystemet og arkivert.

Vedtak sendes ut til bruker etter elektronisk godkjenning av enhetsleder/saksbehandler. Vedtak godkjennes elektronisk og skriftlig signering er ikke nødvendig.  

I Visma Profil er det lagt til rette for bruk av (SvarUt) for sending av post. I løsningen er det VSA (Arkiv) som sørger for at dokumenter blir overført til KS SvarUt for videresending til mottaker, enten elektronisk eller ved bruk av postverket.

F)     Rutiner som definerer ansvar for:

-       fordeling av dokumenter

Det er den samme person som utfører alle handlinger i kjeden fra skanning frem til import i Profil.

I Åfjord kommune er det merkantilt som mottar, skanner og importerer søknad i fagsystemet. Forvaltning mottar alle søknader via elektronisk meldinger, og oppretter sak.

Merkantilt oppretter sak, og registrerer søknaden som sak. Sakene settes som ufordelt til saksbehandler. Saksbehandler går inn hver morgen for å sjekke nye innkomne søknader og fordeler disse.

-       retting av registrerte journal- og arkivopplysninger

Uriktige journal- og arkivopplysninger skal rettes opp snarest mulig. Brukere av systemet kan rette opplysninger i journal samme dag. Retting i journal må ellers gjøres av systemansvarlig.

-       avskrivning og ferdigstillelse av dokumenter

Saksbehandler avskriver det som ligger under oppfølging. Arkivtjenesten kontrollerer at dokumenter blir arkivert. Kontroll blir gjort 4 g. pr. år.

-       vurdering av spørsmål vedrørende offentlighet

Åfjord kommune praktiserer meroffentlighet. Programmet Visma Profil ligger på lukket sone og sakene er unntatt offentlighet. Dersom det foreligger en begjæring om innsyn vurderes meroffentlighet.

-       registrering av unntak for offentlighet og hjemmel for dette

Alle dokumenter i Profil blir automatisk unntatt offentlighet. (personopplysningsloven artikkel 9 og 10)