| B) Hvilke spesifikke rettigheter for behandling av arkivdokument som tildeles brukere av systemet med tilhørende roller Ledere har følgende registrerings- og arkiveringsrettigheter: Rettigheter:
- adgang til å opprette journalposter og dokumenter
- adgang til funksjoner for registrering og retting
- adgang til å registrere merknader
- adgang til å registrere behandlingsplan for utvalgsbehandling av en sak
- rett til å autorisere saksbehandlere i systemet m.h.t registreringsrettigheter, tilgangskoder og medlemskap i tilgangsgrupper
Begrensninger
- autorisasjonsretten for tilgangskoder gjelder bare de koder vedkommende selv er autorisert for
- alle andre registreringsfunksjoner og skriverettigheter for tilgangsbegrensede saker som man ikke er medlem av, er begrenset til egen administrativ enhet eller enheter som er underlagt denne.
Saksbehandlere har følgende registrerings- og arkiveringsrettigheter:Rettigheter:
- adgang til å opprette journalposter og dokumenter
- adgang til funksjoner for registrering og retting
- adgang til å registrere merknader
- adgang til å registrere behandlingsplan for utvalgsbehandling av en sak (hvor vedkommende er saksansvarlig)
- rett til å opprette ad hoc tilgangsgrupper som knyttes til saker hvor vedkommende er saksansvarlig, eller journalposter hvor vedkommende er saksbehandler.
Begrensninger: Adgangen til å opprette journalposter er blant tilgangsbegrensede saker begrenset til sakene hvor vedkommende er saksansvarlig, saksbehandler eller medlem av tilgangsgruppe på annen måte. Alle andre registreringsfunksjoner og skriverettigheter er begrenset til saker hvor vedkommende er saksansvarlig, eller journalposter med tilhørende dokumenter hvor vedkommende er saksbehandler. C) Hvilke typer dokumenter som skal autentiseres og signeres, samt regler og rutiner for signering av dokumenter, herunder bruken av digital signatur. Foreløpig skal det ikke benyttes digital signatur. Før dette eventuelt tas i bruk skal det utarbeides en oversikt over hvilke dokumenter som skal autentiseres. Vi har i dag elektronisk godkjenning av dokumenter. Delegerte vedtak skal godkjennes av nærmeste leder og ha 2 underskrifter. D) Ansvar og rutiner for kvalitetssikring av registreringen og arkiveringen. Registreringen Arkivtjenesten:Arkivtjenesten har ansvaret for å kvalitetssikre alle registreringer som blir gjort i journalen. Dette gjøres snarest mulig etter at et brev er ferdigstilt for utsendelse eller et internt dokument er ferdigstilt. Kvalitetssikringen går bl.a. ut på at følgende kontrolleres:
- at journalposten er knyttet til riktig sak
- at eventuell avskrivning er utført
- at offentlighetsvurdering er gjennomført, også m.h.t navn i tittelfelt, og at eventuelle tilgangskoder er riktig påført
- ved opprettelse av ny sak må spesielt arkivkode og sakstittel kontrolleres
Saksbehandler: - kontrollere at skanning av innkomne papirdokumenter er utført korrekt og komplett og at dokumentene er lesbare. - kontrollere at journalposten er knyttet til riktig sak - den som skriver et brev har primæransvaret for at det blir registrert på korrekt måte. - kontrollere at offentlighetsvurdering er gjennomført, også m.h.t navn i tittelfelt, og at eventuelle tilgangskoder er riktig påført ArkiveringenFosen IKT har ansvaret for å kvalitetssikre den elektroniske arkiveringen inntil avlevering skjer til depot. Dette innebærer følgende rutiner:
- Backup-rutinene beskrevet under § 3-4 punkt D skal følges
Sikkerhetskopi oppbevares fysisk adskilt fra produksjonsbasen, gjelder for alle Fosen IKT sine systemer. Lokaler som benyttes til begge er godkjent for formålet slik at sikkerheten er ivaretatt. Sikkerhetskopieringen er ikke på Arkivformat, men en kopi av produksjonsbasen som kan settes i produksjon ved behov. Vi benytter ikke arkivmedium, men system for sikkerhetskopiering med tilhørende medium for dette. E) Ansvarsforhold og prosedyrer for registrering, journalføring og arkivering av dokumenter som sendes og mottas, Åfjord kommune har ett sentralt epostmottak. Hit skal all arkivverdig epost sendes. Som all annen post er det arkivtjenesten som åpner posten og som har ansvaret for å registrere de arkivverdige dokumentene. Arkivverdig epost som sendes direkte til saksbehandler må også journalføres. Saksbehandler registrerer dokumentet selv i ephorte eller videresender det til postmottak for journalføring.
- Saksposten stemples med dagens dato.
- Dokumentene blir påført saksnummer og skannet.
- Dokumentene blir enten knyttet til eksisterende saker eller vi oppretter nye saker.
- Arkivtjenesten journalfører saksdokumentene.
Vi har fullelektronisk arkiv og bruker SvarUt når vi sender ut brev fra kommunen. Saksbehandler er ansvarlig for egenproduserte dokumenter blir arkivert. Vedtak sendes ut til bruker etter elektronisk godkjenning av enhetsleder. Vedtak godkjennes elektronisk og skriftlig signering er ikke nødvendig. F) Ansvar for: - fordeling av dokumenter Ved registreringen av innkomne dokumenter skal arkivtjenesten fordele direkte til den enkelte saksbehandler. Innkommende sakspost til skolene og barnehagene fordeles til rektor og styrerne. Post til teknisk forvaltning settes ufordelt til leder som igjen fordeler til saksbehandler. - retting av registrerte journal- og arkivopplysninger Uriktige journal- og arkivopplysninger skal rettes opp snarest mulig. Brukere av systemet kan rette opplysninger der de selv er saksansvarlige. Oppdager de feil der de selv ikke er ansvarlig, skal de straks melde fra til arkivtjenesten. Arkivtjenesten kan rette feil i alle saker, men må kontakte saksansvarlig ved eventuell tvil. - avskrivning og ferdigstillelse av dokumenter Saksbehandler har ansvaret for å avskrive alle dokumenter i en sak de er ansvarlige for, enten svaret er via brev, telefon eller at dokumentet tas til etterretning. Arkivtjenesten kvalitetssikrer avskrivninger ved ferdigstillelsen av utgående brev, ved avslutning av saker og ved utarbeidelse av restanselister. - vurdering av spørsmål vedrørende offentlighet Offentlighetsvurderingen av inngående brev foretas av arkivtjenesten. Hvis tvil, kontaktes den enkelte administrative enhet, der rådmannen, sektorsjef eller den som har fått fullmakt til det, avgjør hvilke saksdokument som skal unntas fra offentlig innsyn. Dersom det foreligger en begjæring om innsyn vurderes meroffentlighet. - registrering av unntak for offentlighet og hjemmel for dette Når rådmannen, sektorsjefer eller den som har fått fullmakt til det, har avgjort at et saksdokument skal unntas fra offentlig innsyn, registrerer arkivtjenesten unntaket i ePhorte med henvisning til korrekt tilgangskode/lovhjemmel. G) Prosedyrer for registrering og arkivering til bruk dersom systemet er ute av drift Hvis systemet er ute av drift for kortere tid (1-2 dager), utsettes registreringen til systemet virker igjen. All makulering av saksdokumenter utsettes også, og dokumentene plasseres i spesialrom for arkiv, sortert kronologisk. Hvis systemproblemene viser seg å bli langvarige (mer enn 2 dager), iverksettes journalføring i papirbasert journal, og dokumentene lagres fortsatt kronologisk. Kun kopier deles ut til saksbehandlere. Både ut- og inngående brev produsert i denne perioden skannes inn når systemet er i drift igjen.
|