|
Documaster er ett skybasert frittstående arkivsystem. Systemet skal ivareta lagring av historiske NOARK.baser, som er migrert inn i løsningen. Documaster er også arkivkjerne for fagsystemer og har pr. mars 2020, en aktiv kobling til HK Oppvekst.
Rutinen gjelder også for «Documaster Secure Cloud», som er en instans av Documaster som ligger på sikker sone i skyen, og som kun er tilgjengelig på sikker sone hos Fosen IKT.
Brukerrettigheter
Leder av dokumentsenteret er systemadministrator for Documaster. Tilgangsstyring gis gjennom systemets IDP (Identitetstilbyder), som ligger utenfor admin-delen i selve programmet. Her må admin lage grupper. Disse gruppene legges så på de forskjellige basene og arkivdelene i selve Documaster. Her styres det også hvilke tilganger hver enkelt gruppe skal ha på basene og arkivdelene.
Selve brukerne legges inn i de forskjellige gruppene, avhengig av hvilket innhold de skal ha tilgang til.
Bare de med tjenstlig behov legges inn som brukere. Enhetsledere eller den enkelte saksbehandler melder inn behov/ønsker på tilganger til systemadministrator.
Roller
Det er ikke ett sett med predefinerte roller i Documaster utover overordnet systemadmin-tilgang. Rollene opprettes fortløpende etter hvert som system ivaretar nye integrasjoner og migrerte NOARK-baser. Hver enkelt rolle/gruppe skreddersys beroende på hva deltakerne i gruppa skal ha tilgang til å gjøre.
Kvalitetssikring
Dokumentsenter ved leder, har det overordnede ansvar for kvalitetssikring av innholdet. Hvor ofte og nøye man gjør disse kontrollene, avhenger av system og volumet på dette.
Aktive integrasjoner:
- Sjekke at integrasjoner blir satt opp korrekt
- Sjekke at dokumenter overføres løpende fra fagsystemet. Forutsetter at dokumentsenter har admintilgang i fagsystemet
- Sjekke at dokumenter fra fagsystemet blir registrert korrekt i Documaster
- Sjekke at rutiner følges i fagsystemet.
Migreringer:
- Samarbeide med leverandør, for å sikre at innhold fra det migrerte systemet, blir overført uten tap av dokumentasjon. Meget viktig at dette gjøres grundig, før man godkjenner migrering. Dette kan gjøres ved å kjøre stikkprøvekontroller på alle aktuelle arkivdeler/funksjoner i historisk system.
Registrering, journalføring, arkivering og rutiner
Systemet er i dag todelt. Noe inneholder eldre migrerte NOARK-baser, som kun brukes til oppslag. Her foregår det ikke noen aktiviteter som utløser krav om rutiner på registrering med mer.
I den andre delen av systemet, jobbes det nå med innskanning/registrering av eiendomsarkiv fra nedlagte kommuner (Rissa/Leksvik). Her det egne detaljerte rutiner som er spisset til dette prosjektet.
Lagringsmedier og arkivformat
Documaster lagres i nettsky hos leverandør og alle dokumenter lagres i en NOARK-kjerne.
Alt innhold i systemet blir enten registrert inn som PDF/A eller konvertert av systemet ved innlegging. Systemet har en fullintegrert DPS (Document Processing Server) for konvertering av dokumenter til arkivverdig format (ISO19005 PDF/A).
Periodisering og vedlikehold
Det legges ikke opp til noe jevnlig periodisering. Innholdet i systemet utløser ikke ett behov for å periodisere. Periodisering må vurderes/gjennomføres ved eventuelle endringer i integrerte fagsystem, kommunesammenslåinger også videre.
Beskyttelse og informasjonssikkerhet
Innlogging til systemet kan kun gjøres via IP-adresser som er hører til nettverket til Fosen IKT. Dette betyr at systemet bare kan nås via pc`er som fysisk tilknyttet Fosen IKTs nett eller oppkoblet via Direct Access – oppkobling på bærbare (utenfor IKTs nett).
Systemet har også mulighet for 2 faktor autentisering. Dette må vurderes etter hvert som om/når systemet skal håndtere arkiver som inneholder sensitive personopplysninger.
Det kjøres også en instans av Documaster på sikker sone. Denne brukes for innhold og integrasjoner som inneholder helseopplysninger.
Løsningen er levert som en SaaS-løsning. Leverandør er ansvarlig for dataene og at disse er lagret på forsvarlig måte og skal ivareta betryggende backup-rutiner.
Destruksjon av papirversjonen etter skanning
Documaster inneholder blant annet historiske eiendomsarkiver. Dette regnes som virksomhetskritiske arkiver. Disse papirarkivene skal dermed ikke destrueres etter skanning. Arkivene listeføres og deponeres til IKA Trøndelag IKS etter endt skanne-prosjekt. |