|
1. Ansvar for tildeling og ajourhold av brukerrettigheter til registrerings- og arkiveringsfunksjoner Arkivlederen/arkivansvarlige/fagansvarlige i Ephorte har hovedansvaret for tildeling og ajourhold av brukerrettigheter til registrerings- og arkiveringsfunksjoner. 2. Hvilke spesifikke registrerings- og arkiveringsrettigheter som tildeles ledere og saksbehandlere Ledere har følgende registrerings- og arkiveringsrettigheter: Rettigheter:
- adgang til å opprette journalposter og dokumenter
- adgang til funksjoner for registrering og retting
- adgang til å registrere merknader
- adgang til å registrere behandlingsplan for utvalgsbehandling av en sak
- rett til å opprette ad hoc tilgangsgrupper som knyttes til saker hvor vedkommende er saksansvarlig, eller journalposter hvor vedkommende er saksbehandler
Begrensninger:
- adgangen til å opprette journalposter er blant tilgangsbegrensede saker begrenset til sakene hvor vedkommende er virksomhetsansvarlig, saksansvarlig, saksbehandler eller medlem av tilgangsgruppe på annen måte.
- alle andre registreringsfunksjoner og skriverettigheter for tilgangsbegrensede saker som man ikke er medlem av, er begrenset til egen administrativ enhet eller enheter som er underlagt denne.
Saksbehandlere har følgende registrerings- og arkiveringsrettigheter: Rettigheter:
- adgang til å opprette journalposter og dokumenter
- adgang til funksjoner for registrering og retting
- adgang til å registrere merknader
- adgang til å registrere behandlingsplan for utvalgsbehandling av en sak (hvor vedkommende er saksansvarlig)
- rett til å opprette ad hoc tilgangsgrupper som knyttes til saker hvor vedkommende er saksansvarlig, eller journalposter hvor vedkommende er saksbehandler.
Begrensninger:
- adgangen til å opprette journalposter er blant tilgangsbegrensede saker begrenset til sakene hvor vedkommende er saksansvarlig, saksbehandler eller medlem av tilgangsgruppe på annen måte.
- alle andre registreringsfunksjoner og skriverettigheter er begrenset til saker hvor vedkommende er saksansvarlig, eller journalposter med tilhørende dokumenter hvor vedkommende er saksbehandler.
3. Ansvarsforhold og prosedyrer for registrering og arkivering av saksdokumenter som sendes og mottas som e-post Mottak: Åfjord kommune har 1 sentralt e-postmottak. Her skal all arkivverdig e-post sendes til. Som all annen post er det arkivtjenesten som åpner posten her og som har ansvaret for å registrere de arkivverdige dokumentene. Når saksbehandleren mottar e-post direkte (utenom det sentrale e-postmottaket), plikter saksbehandleren å vurdere om det er arkivverdig post som må journalføres. Er saksbehandleren i tvil, må arkivtjenesten kontaktes. Dersom e-posten er arkivverdig, kan e-posten videresendes til arkivtjenesten for registrering eller saksbehandler kan selv importere e-posten til riktig sak eller ny sak ved hjelp av "Eksporter til Ephorte" - en egen knapp i outlook som benyttes til formålet. Sending: Saksdokumenter kan sendes på e-post hvis det ikke er spesielle krav om underskrift o.l. som forhindrer dette. Arkivverdig e-post som sendes fra Åfjord kommune skal være utformet som et offentlig dokument og inneholde kommunens logo, arkivkode, journalnummer, løpenummer og øvrige kjennetegn for et offentlig dokument. Brev som er unntatt offentlighet skal ikke sendes som e-post, med mindre det benyttes kryptering. 4. Ansvarsforhold og prosedyrer for konvertering av saksdokumenter til arkivformat, herunder tidspunkt for konvertering Hvert 20. sekund konverterer serveren automatisk saksdokumentene som har fått status J til riktig arkivformat. IKT-tjenesten må kontrollere om konverteringen har vært vellykket og straks melde fra til arkivtjenesten hvis dette ikke er tilfellet. 5. Operatøransvar, arbeidsprosedyre og rutiner for kvalitetssikring ved skanning av innkomne papirdokumenter Arkivtjenesten har operatøransvaret for skanningen av innkomne papirdokumenter. Etter at dagens post er sortert og stemplet med mottatt dato, skannes de arkivverdige dokumentene inn omgående. Her følges rutinene for bunkeskanning/enkeltskanning i brukerveiledningen til Ephorte. Når skanningen er ferdig, registrerer arkivtjenesten den innkomne posten i arkivsystemet. Dernest kontrolleres følgende:
- at alle mottatte dokumenter er skannet og arkivert
- at alle sider er kommet med på hvert dokument
- at skanningen kvalitetsmessig er god nok
- at det er samsvar mellom arkiverte dokumenter og registrerte opplysninger
OCR-versjoner kan aldri utgjøre arkiveksemplaret av et skannet dokument. 6. Ansvar og rutiner for kvalitetssikring av registreringen og den elektroniske arkiveringen Registreringen: Den som skriver et brev har primæransvaret for at det blir registrert på korrekt måte. Arkivtjenesten har ansvaret for å kvalitetssikre alle registreringer som blir gjort i journalen. Dette gjøres ca 4 dager etter at et brev er ferdigstilt for utsendelse eller et internt dokument er fedigstilt. Kvalitetssikringen går bl.a. ut på at følgende kontrolleres:
- at journalposten er knyttet til riktig sak
- at offentlighetsvurdering er gjennomført, også m.h.t navn i tittelfelt, mottaker/avsender er skjermet ved behov og at eventuelle tilgangskoder er riktig påført
- ved opprettelse av ny sak må spesielt arkivkode og sakstittel kontrolleres
Arkiveringen: IKT-tjenesten (for Fosen) har ansvaret for å kvalitetssikre den elektroniske arkiveringen inntil avlevering skjer til depot. Dette innebærer følgende rutiner:
- beskrevet backup-rutiner skal følges
- sikkerhetskopiene lagres på enheter som er fysisk adskilt (annet lokale) fra enheten der Ephorte-basen er lagret. Lokalene som benyttes til oppbevaring av server og sikerhetskopier skal være godkjent for dette formålet.
- kun godkjente arkivformater skal benyttes
- kun godkjente lagringsmedium skal benyttes
Dersom det oppstår problemer, må arkivtjenesten straks kontaktes. 7. Dersom digital signatur anvendes: regler og rutineopplegg for bruken Digital signatur skal foreløpig ikke benyttes i Åfjord kommune. Før dette blir tatt i bruk vil det bli utarbeidet regler og rutiner for bruken av dette. 8. Rutiner som definerer opplegg og ansvar for:
Ved registreringen av innkommende dokumenter skal arkivtjenesten (hvis mulig) fordele direkte til saksbehandler i Ephorte. I tilfeller der arkivtjenesten ikke kjenner til hvem som er saksbehandler registreres dokumentene "ufordelt" til behandlende virksomhet. Lederen fordeler så videre til saksbehandler i Ephorte. Hvis lederen ikke er tilgjengelig for denne oppgaven, skal nestleder på virksomheten eller den som lederen bemyndiger, utføre denne saksfordelingen.
- Retting av registrerte journal- og arkivopplysninger
Uriktige journal- og arkivopplysninger skal rettes opp snarest mulig av arkivtjenesten. Oppdager saksbehandler feil , skal de straks melde fra til arkivtjenesten. Arkivtjenesten kan rette feil i alle saker, men må kontakte saksansvarlig ved eventuell tvil.
- Avskriving av ferdigstilte dokumenter
Saksbehandler har ansvaret for å avskrive alle dokumenter i en sak de er ansvarlige for, enten svaret er via brev, telefon eller at dokumentet tas til etterretning. Arkivtjenesten kvalitetssikrer avskrivninger ved ferdigstillelsen av utgående brev, ved avslutning av saker og ved utarbeidelse av restanselister.
- Vurdering av spørsmål vedrørende offentlighet
Offentlighetsvurderingen av inngående brev foretas i utgangspunktet av arkivtjenesten. Hvis tvil, setter arkivet på XX-kode og saksbehandler event. i samråd med leder avgjør deretter om saksdokumentet skal unntas fra offentlig innsyn. Riktig tilgangskode påføres. For slike dokumenter tas det avgjørelse om innsyn i det enkelte tilfelle når det foreligger en begjæring. Når rådmannen, virksomhetsledere, saksansvarlig eller den som har fått fullmakt til det, har avgjort at et saksdokument skal unntas fra offentlig innsyn, må dette registreres i ePhorte med henvisning til korrekt lovhjemmel. Det må også gis korrekt tilgangskode i systemet. 9. Oppbevaring av sikkerhetskopier av inngående dokumenter Sikkerhetskopi av alle inngående dokumenter oppbevares kronologisk etter journalføringsdato hos arkivet. Ingen makulering er tillatt før første godkjente prøveavlevering av ePhorte er gjennomført. Etter at godkjent prøveavlevering er gjennomført skal/kan alle innskannede og journalførte fysiske dokumenter sendes virksomhet/saksbehandler eller straks makuleres. 10. Nødprosedyrer for registrering og arkivering til bruk dersom systemet er ute av drift. I tilfeller der sak - og arkivsystem er ute av drift i en kort periode skal journalføring utsettes til driften kommer i gang igjen. Det vil i slike tilfeller ikke bli fordelt post før systemet er i gang igjen. Dersom sak - og arkivsystem er ute av drift over en lengre periode (mer enn 2 dager), skal journalføringen gjøres i en egen papirbasert journal. De innkomne saksdokumentene med kopi av journalen skal så sendes til avdelingene/enhetene for fordeling. Det skal også føres utlånslister. Både ut - og inngående brev produsert i denne perioden skal skannes når systemet kommer i drift igjen. |