|
All arkivverdig post som kommer til Åfjord kommune, skal skannes til ePhorte. Dokumenter som skal ut fra Åfjord kommune skal via utgående post med SvarUt. Det er enhetsledere og andre saksbehandlere som er gitt delegert myndighet, som har tilgang til ePhorte. Det er delegert til arkiv - og dokumenttjenesten å ta imot og vurdere, skanne og videreformidle innkommen post. Sektorsjefer har delegert myndighet fra rådmannen - se for øvrig rådmannens delegeringsreglement i For arkivtjenesten / Organisering, ansvar og delegering / Delegering Åfjord rådhus har oppbevaring av arkivmateriale som ikke er sendt til fjernarkiv. I perioden har vi gjennomgått en kommunesammenslåing og riving av to rådhus, ett i gamle Åfjord og ett i gamle Roan kommune, og flytting til provisoriske lokaler. I den forbindelse ble det gjennomført en stor opprydding i arkiv og alt av papirarkiv ble deponert til IKA Trøndelag. I så måte er nå papirarkivet på et minimum. Administrativ - og organisatorisk sikring Adgang til arkivsystem er kun forbeholdt de som absolutt må ha tilgang - dette er delegert myndighet innenfor de ulike sektorene. Det er arkivleder som i samråd med sektorsjefene, som gir tilgang til de som skal ha ulike roller i sak - og arkivsystemet. Fysisk og bygningsteknisk sikring Papirarkiv er innlåst på rådhuset. Det skal til enhver tid være så lite arkiv som mulig, da det meste skal være skannet inn og det som ikke skal skannes inn, være sendt til fjernarkiv ved IKA Trøndelag. Skyggearkiv som finnes på barnehager og skoler, er innelåst i arkivskap, og skal til enhver tid inneholde kun de dokumentene som er nødvendig og knyttet til barn som går i barnehagen eller på skolen pr nå. Personellsikring Alle ansatte i Åfjord kommune signerer taushetserklæring ved oppstart i sin stilling. Dette forplikter også vedkommende ansatt å sikre at post og arkivverdige dokumenter blir behandlet i tråd med kommunens retningslinjer. Dokumentsikring For å sikre at enhver sak og saksdokumenter er uavhengig personer som har vært i befatning med disse, skal alle dokumenter inn i sak - og arkivsystem, slik at dette er à jour til enhver tid. Dokumenter skal heller ikke lagres på skrivebord eller privat lagringsenhet, slik at det kan komme dokumenter på avveie. For å sikre at dokumenter befinner seg på riktig sted, skal man så langt det lar seg gjøre, bruke ePhorte som et skriveverktøy og lagre dokumenter umiddelbart i dette systemet. For ansatte som skriver dokumenter som skal inn i sak - og arkivsystem, vil det være naturlig at de har dialog med sin enhetsleder, som igjen kan be om hjelp fra arkiv - og dokumenttjenesten ved behov for hjelp. Datasikkerhet Alle brukere av datasystemene som til enhver tid er i bruk i Åfjord kommune, har personlige passord knyttet til sin bruker. Disse passordene blir mer og mer sikre for å unngå mulighet for hackere eller virus å kunne finne veien inn til våre dokumenter. De usikre kanalene det kommuniseres på mellom ansatte i Åfjord kommune, skal ikke brukes til formidling av viktige dokumenter eller dokumenter som inneholder personvernopplysninger, slik at dette kan komme på avveie. Sikring mot avbrudd og tap av data Dersom det blir strømbrudd vil ikke lagret elektronisk arkivmateriale forsvinne, da dette lagres i skyen, men faren for at dokumenter som ligger privat lagret, vil kunne forsvinne, er der om disse ikke er lagret i sak - og arkivsystem, spesielt dersom noe skjer med den enkeltes datamaskin. Teknisk sikring mot urettmessig tilgang og innsyn Åfjord kommune har flere sikkerhetstiltak for å sikre at informasjon i arkivmateriale ikke er tilgjengelig for uvedkommende. Tidligere nevnte passord, i tillegg til tilgangskontroll - kun de som har bruk for roller i arkiv - og dokumentsystemet, har tilgang. Datatrafikk logges, slik at man sikrer seg å kunne se hvem som har gjort hva inne i systemene. Viruskontroll er også standard for systemene Åfjord kommune bruker i sin drift. Det er Fosen IKT som er støtte for IKT - systemene som brukes for samarbeidskommunene og interkommunale selskaper på Fosen. Fosen IKT er felles driftssenter og bistår Åfjord kommune i de systemene som er i kommunal drift, og bistår også ved problemer. |