|
Postmottak All post skal sendes til felles postmottak. Posten fra ytre enheter sendes daglig til rådhuset (felles postmottak) Med post menes dokumenter uavhengig av forsendelsesmåte (e-post, skjema, innskannede dokumenter osv.) Postmottak har ansvar for at e-post sendt til postmottaket blir journalført. Telefaks og elektronisk post (e-post) skal behandles som vanlig post. De skal derfor vurderes etter de samme kravene som til et saksdokument som vanlig post. Mottak av e-post Postmottak har ansvar for at epost sendt til postmottaket blir journalført. Mottak Rett på sak Skjema sendt inn via Rett på sak blir fordelt til saksbehandler. Utlegging av postjournal Legges på nettet 2 dager etter journalføring og kvalitetssikres av arkivet før utlegging, det vil si publiseres på kommunens hjemmeside fra mars 2015 via E-innsyn. Post i fagsystemene føres i sine respektive systemer av ansvarlig journalførende enhet. Åpning / sortering Grovsortering Posten sorteres i arkivverdig og ikke arkivverdig post. Arkivverdig post Som arkivverdig post stilles følgende krav: det må regnes som saksdokument for organet etter offentlighetsloven §§ 2 og 3, det må være gjenstand for saksbehandling eller ha verdi som dokumentasjon. Tilfredsstilles disse kravene, blir det regnet som sakspost og går til skanning og journalføring. Jfr. arkivloven med forskrifter § 2a -b og § 3-20 Ikke arkivverdig post Som ikke arkivverdig post regner vi normalt trykksaker, offentlige publikasjoner, rundskriv, kurs- og konferansetilbud, reklame, årsmeldinger/rapporter fra andre offentlige institusjoner (utgiver registrerer og oppbevarer 1 eks), utskrifter/kopier fra andre organer og annet mangfoldiggjort materiale, så lenge de ikke tilfredsstiller kravene til arkivverdig post. Jfr. arkivloven med forskrifter §3-19 Saksbehandler skal ha tilgang til å kunne opprette private mapper, d.v.s dokumenter som ikke er arkivverdige. (private dokumenter som saksbehandler kan ha behov for i forbindelse med egen saksbehandling). Leder skal ha tilgang til å kunne opprette sin private mappe og avdelingens mappe. (ikke arkivverdige dokumenter som har informasjonsverdi for avdelingen) Arkivtjenesten skal ha tilgang til å kunne opprette mapper for seg selv, avdelingene og felles for hele organisasjonen. Informasjonspost/fagrelatert post er ikke arkivverdig materiale. Det som ikke er ført i sektorens eller organisasjonens mapper kan gå til sirkulasjon. Møteinnkallinger/ møtebøker og referater (utgiver registrerer og oppbevarer 1 eks) egenmeldinger, sykemeldinger, kvitteringer, fakturaer, lønnsvedlegg og rutinemessig korrespondanse om regnskap skal gå direkte til rette vedkommende uten journalføring. Feiladressert post Returneres uåpnet til Posten. Tilbud/Anbud/Offentlige anskaffelser Konvolutt påføres dato og klokkeslett. Anbudet blir levert uåpnet til saksbehandler evt. lagt i safe i postmottaket. Saksbehandler skal levere anbudene til registrering etter at anbudsfristen er gått ut eller etter anbudsåpning. Ved registrering sjekk om journalposten er registrert med Offl. § 5a. Graderte dokumenter og dokumenter med tilgangskoder Behandles i samsvar med gjeldende lover og forskrifter. Rekommandert sending Ansatte i servicetorget har fullmakt til å hente verdipost og pakker adressert til Åfjord kommune.
Rekommandert sending blir underlagt ordinær postbehandling med de tilleggsavgifter som kreves.
Post som sendes rekommandert blir ført inn i egen bok i servicetorget. Personlig post Personlig post fordeles uåpnet til saksbehandler. Med personlig post menes brev hvor kun mottakers navn er angitt ! Unntak: Når arkivpersonellet har fått skriftlig fullmakt fra saksbehandler, kan posten åpnes. Det skal i utgangspunktet ikke forekomme privat post sendt til arbeidsplassen. Rundskriv I utgangspunktet behandles rundskriv som infopost (se ovenfor). Inngående rundskriv som fører til saksbehandling eller har dokumentasjonsverdi i en eller flere saker skal journalføres og skannes av arkivet. Kun 1. side skannes og det oppgis link til adressen hvor hele rundskrivet finnes. Det fysiske dokumentet sendes deretter i sin helhet til saksbehandler/avdelingen. Møteinnkallinger, - referater og – protokoller Møtedokumenter fra eksterne styre, råd og utvalg skal ikke journalføres, men datostemples og legges til mottaker. Med eksterne utvalg menes politisk- og administrativt oppnevnte utvalg hvor Åfjord kommune ikke har sekretariatsansvaret. Møtedokumenter fra egne politiske utvalg skal ikke journalføres. Registrering av disse fremkommer i modul for utvalgsbehandling. Møteinnkallinger og – referat fra administrative utvalg, journalføres kun av avsender. Skanning av saksdokumenter Saksdokumenter som er mottatt på papir skannes for å gi alle brukere snarest mulig tilgang til informasjon.
Før bunkeskanning plasseres skilleark mellom forsendelser som utgjør en journalpost. Egne skilleark med strekkoder for vedlegg til journalpost.
Ved overgang til skanning i pixedit-format skal skilleark med strekkode også legges foran første journalpost. (fra februar 2010) Dokumenter/vedlegg som er av et format som gjør at de ikke lar seg skanne. Dokumenter som er av et format som gjør at de ikke lar seg skanne må nødvendigvis behandles, oppbevares og avleveres som fysiske dokumenter, jfr. Arkivloven. Vedleggene oppbevares kronologisk i samlet vedleggsarkiv for alle arkivdeler innenfor gjeldende arkivperiode - merket med egen merkelapp påført saksnummer etc. Originaldokumentet stemples og journalføres.
- Arkivlegges i støttearkiv for oppbevaring
- Kopi sendes ansvarlig saksbehandler
Framgangsmåte for skanning fra leverandøren skal følges både ved enkelt- og bunkeskanning. Arkivtjenesten registrerer den innkomne posten i arkivsystemet og kontrollerer følgende:
- at alle mottatte dokumenter er skannet og arkivert
- at alle sider er kommet med i hvert dokument
- at skanningen er kvalitetsmessig god nok
- opplysningene i skannet dokument samsvarer med opplysningene i journalen
- at dokumentene er skannet i 2 formater: PDF og TIFF
Stempling
Alle inngående journalposter stemples med mottatt-dato og påføres samtidig saksmappenummer FØR SKANNING. Saksvedlegg som ikke lar seg skanne skal stemples med eget stempel og påføres journalopplysninger, arkivkode og saksbehandler. Registrering/Journalføring I journalen føres all sakspost, både den som er offentlig og den som er unntatt offentlighet. Journalen er kun tilgjengelig for autoriserte brukere. Det gjelder uansett om det er en papirbasert eller en elektronisk journal. Arkivtjenesten skal undersøke om det inngående saksdokumentet tilhører en eksisterende sak eller om det skal opprettes ny sak. Ved behov opprettes ny sak i den elektroniske journalen. Alle saker klasseres med primær ordningsverdi (K-koder, personnr, gårds- og bruksnummer osv.) og legges i korrekt arkivdel. Følgende opplysninger registreres: Dokumenttype, dokumentdato, sender/mottaker, sakstittel/dokumentittel og datering på dokumentet jfr. Arkivloven med forskrifter §2-7 Arkivtjenesten skal påføre administrativ virksomhet og saksbehandler så langt de har kjennskap til denne for å sikre hurtig fordeling av saksdokumentene. Arkivtjenesten påfører tilgangskoder og beskytter tekst som skal unntas offentligheten på saksdokumenter, så langt de kan vurdere dette. Ved tvil om unntatt offentlighet fører arkivpersonellet tilgangskode XX på sak eller journalpost og setter dokumentstatus til M for midlertidig journalført. Offentlighetsvurderingen foretas av den enkelte virksomhet, der rådmann, leder eller den som har fått fullmakt til dette, avgjør hvilke saksdokumenter som skal unntas fra offentlig innsyn. Unntakene blir registrert i ePhorte med lovhjemmel, samtidig som det gis korrekt tilgangskode i systemet. Sikkerhetskopi innskannede dokumenter: Arkivet sørger for oppbevaring av originalt inngående skannet dokument som en sikkerhetskopi inntil elektronisk prøveavlevering er gjennomført og godkjent av IKA-Trøndelag. Kvalitetssikring av journalen ifb med ferdigstilling og evt ekspedering av dokumenter Arkivtjenesten har ansvaret for å kvalitetssikre alle registreringer som blir gjort i journalen. Dette gjøres snarest mulig etter at et dokument er ferdigstilt for utsendelse eller at et inngående dokument er blitt registrert av saksbehandlere/ledere. Kvalitetssikringen går ut på at spesielt følgende kontrolleres:
- at journalposten er knyttet til riktig sak
- at evt avskrivning er utført
- at offentlighetsvurdering er gjennomført
- at evt tilgangskoder er riktig påført og at tekst er beskyttet
- hvis saksbehandleren har opprettet en ny sak, må det spesielt kontrolleres at arkivkode og sakstittel er riktig, samt at det faktisk skal opprettes en ny sak
Det skal også kontrolleres At alle saksdokumenter er korrekt journalført og knyttet til riktig sak i ePhorte. At ePhorte blir brukt rett slik at føringen av avsluttede saker og avskrevne dokumenter blir låst. At kvalitetssikring av arkivfunksjoner som er utført av saksbehandlere og ledere blir utført. Viser til registreringsregler for saks- og dokumenttittel på bestemte typer saker. |