Konvertering til arkivformatKonfigurering av sak/arkivsystemet er satt opp slik at alle saksdokumentene automatisk blir konvertert til gjeldende arkivformat. Alle journalposter med status J blir konvertert til arkivformat kontinuerlig. Dette skjer i løpet av 20 sekunder. Arkivansvarlig må daglig kontrollere om konverteringen har vært vellykket og straks melde fra til IKT dersom dette ikke er tilfelle. Denne kontrollen kan en gjøre ved å søke på journalposter med status J for alle dokumenttyper som er eldre enn en dag (lage standard søkl) og kontrollere dokumentversjonene og om det forefinnes godkjente arkivformat. Ved feil under konvertering til arkivformat skal alle sletting- og kassasjonsrutiner stoppes.
Makulering av innskannet papirdokumentArkivansvarlig skal sikre at konvertering fra produksjonsformat til arkivformat har vært vellykket før makulering. Makulering av innskannet papirdokument kan først skje etter en gjennomført godkjent prøveavlevering av det elektroniske arkivet til IKA-Trøndelag. Dokumentene skal i denne perioden oppbevares kronologisk i ringpermer pr måned. Arkivansvarlig har det overordnede ansvaret for makuleringen.
Nødprosedyre ved driftsstansNødprosedyre ved driftsstans finner du beskrevet i For arkivtjenesten / Rutiner / Rutiner for arkivdanningen / Elektronisk arkiv. Instruks for oppfylling av krav / Elektronisk arkiv - instruks / Interne ansvarsforhold, rutiner og rettigheter |