Hovedregel i offentlighetsloven er at dokumenter er offentlige så lenge det ikke er gjort unntak i lov. Retten til å vite hvilke opplysninger en virksomhet har registrert om innbyggerne, er regulering i personopplysningsloven. Åfjord kommune behandler krav om innsyn med bakgrunn i hjemlet lov: Hovedregel: Enhver kan kreve å gjøre seg kjent med det offentlige innholdet av dokumenter i en bestemt sak. Et innsynskrav kan være anonymt, og kan legges fram muntlig eller skriftlig. Journalføring: Det er ikke krav om å journalføre innsynskrav, men man er pliktig til å arkivere. Det betyr at Grong kommune skal journalføre innsynskrav siden sak-arkivsystemet ikke skiller mellom arkivering og journalføring. Unntak fra innsynsretten:
Saksbehandler er ansvarlig for å skjerme dokumenter med følsomme opplysninger mot innsyn under saksbehandlingsprosessen, og kontrollere at disse er påført riktig hjemmel for unntatt offentlighet.
Arkivtjenesten har ansvar for å forhåndsklassifisere innkommet post. Det betyr at det ved journalføring skal vurderes om posten skal graderes, samt påføre riktig hjemmel. Når saksbehandler får posten i sak-arkiv, skal saksbehandler avgjøre om graderingen er riktig. Skjerming av opplysninger i offentlig journal:
I §10 i arkivforskriften gis det hjemmel for å skjerme nødvendige opplysninger i offentlig journal. Premisset for å kunne skjerme opplysninger er at det kan gjøres unntak etter reglene i offentlighetsloven.
Hjemmel for unntak fra offentlighet ligger enten i
• Unntaksbestemmelsene §§ 13-27 i offentlighetsloven og i forskriftens bestemmelser
• § 13 i forvaltningsloven som omhandler taushetsplikt
• I andre lover med bestemmelser om taushetsplikt Merinnsyn - meroffentlighet Ved innsynskrav har man plikt til å vurdere om innsyn skal gis, selv om dokumentet kan unntas offentlighet, og journalposten er unntatt offentlighet ved forhåndsklassifisering. Den som vurderer skal avveie hensynet til behovet for hemmelighold, opp mot samfunnets interesse i å få innsyn i de aktuelle opplysningene. Unntak fra slik vurdering er når det er brukt §13 - taushetsbelagte opplysninger. Da skal man ikke vurdere merinnsyn. Fra lov om behandling av personopplysninger artikkel 15: den registrertes rett til innsyn står det følgende: Lov om behandling av personopplysninger (personopplysningsloven) - Avsnitt 2 Informasjon og innsyn i personopplysninger - Lovdata Åfjord kommune ønsker å sikre at den som er bruker av kommunale tjenester skal føle seg trygg på at gjeldende lover og regler følges for behandling av personopplysninger i kommunen. Personopplysningsloven, som er lov om behandling av personopplysninger, gir rett til innsyn i personopplysninger, men ikke i hele dokumenter. I Åfjord kommune behandles personnummer som en sensitiv personopplysning. Formålet med behandlingen av personopplysninger Opplysninger som sendes inn til kommunen, oversendes til rette saksbehandler. Opplysningene gjør ansatte i stand til å saksbehandle henvendelser. Personopplysninger behandles på samme måte enten man sender inn vanlige dokumenter eller elektroniske dokumenter. Følgende retningslinjer gjelder for personopplysninger Alle innbyggere har rett til - informasjon om behandling om egne personopplysninger - innsyn om opplysninger kommunen har om den enkelte innbygger, hva de skal brukes til og hvor de er innhentet fra - å kreve at feil blir rettet dersom det foreligger feilaktige eller mangelfulle opplysninger. - å sperre / slette opplysninger som ikke lenger er nødvendige for formålet med registreringen. Dette gjelder ikke dersom opplysningene skal oppbevares i henhold til annen lovgivning. En som er part i sak har rett til å gjøre seg kjent med dokumenter i egen sak etter Forvaltningsloven §18. Det finnes enkelte unntak fra dette, blant annet for interne dokumenter. Personvern og taushetsplikt Alle ansatte i Åfjord kommune har taushetsplikt. De plikter å hindre at andre får adgang til eller kjennskap til personlige opplysninger om innbyggerne, dersom de ikke har gitt samtykke til dette. For enkelte saksområder er taushetsplikten særlig streng, og enkelte av særlovene gir særlige strenge regler om taushetsplikt. Kommunen sikrer at kun de som har behov for det, gjennom et tjenesteformål, får tilgang til opplysningene. Se også ytterligere rutiner for bruk og lån av fysisk arkiv i For arkivtjenesten / Organisering, ansvar og delegering / Arkivorganisering / Periodiske arkivrutiner |