|
Instruksen gjelder for alle som er utpekt som arkivmedarbeidere i Åfjord kommune. Arkivmedarbeidere kan utføre tjenester innenfor dokumentbehandling og arkiv. Ordningen med sentralarkiv innebærer at arkivmedarbeidere i ytre enheter kun er ansvarlig for de fagsystem og seriearkiv (objektarkiv) som til en hver tid befinner seg der. Administrativ plassering
- Arkivansvarlig er administrativt underlagt rådmannen.
- Arkivmedarbeider ytre enheter er administrativt underlagt leder i sin enhet.
- Arkivfaglig er arkivmedarbeider underlagt arkivleder og skal rapportere til denne og til nærmeste overordnede.
Ansvar
- Arkivmedarbeider har et operativt faglig ansvar for enhetens samlede arkivtjeneste.
- Arkivmedarbeider skal påse at arkivarbeidet følger lover og bestemmelser, og at arbeidet utføres på en rasjonell og effektiv måte i henhold til bestemmelsene i denne planen.
Arbeidsoppgaver
- Arkivmedarbeider skal utføre det løpende arkivarbeidet i henhold til lover, bestemmelser og arkivreglementet i arkivplanen.
- Arkivmedarbeider skal utføre arkivbegrensning og registrering i tråd med retningslinjene slik at saksoversikt og sakskontroll kan etableres.
- Arkivmedarbeider skal sørge for rasjonell dokumentflyt slik at rette vedkommende får all aktuell dokumentasjon.
- Arkivmedarbeider skal utføre arkivleggingen i henhold til vedtatte og godkjente systemer og oppstillingsplaner.
- Arkivmedarbeider er ansvarlig for at arkivene til enhver tid er oppdatert (versjonskontroll).
- Arkivmedarbeider skal sørge for rasjonell betjening av arkiver og dokumentsamlinger, og for at betjeningen følger retningslinjer for bruk og lån av arkivmateriale.
- Arkivmedarbeider skal holde oversikt over dokumentasjonen i sine fysiske arkiver og databaser.
- Arkivmedarbeider skal utføre kassasjonsarbeide i tråd med gjeldende retningslinjer.
- Arkivmedarbeider plikter å ta nødvendig opplæring for å kunne utføre sine oppgaver tilfredsstillende.
Det er p.t mangelfulle rutiner knyttet til ansettelser og opplæring av saksbehandlere enhetene med delegert arkivansvar. Internkontroll gjennom Risk Manager hadde noe av disse rutinene, men denne ble byttet ut i løpet av 2020, og det jobbes med nye og oppdaterte rutiner. Enhetsledere har delegert ansvar for å følge opp tilganger. I utgangspunktet er det kun administrasjon som har tilgang til ePhorte, som er felles arkivsystem for hele organisasjonen, men det kan også legges til rolle for andre ansatte som har spesiell oppfølging av enkelte oppgaver. Det er arkivleder som legger til og avslutter tilganger, og det er enhetsleder som har ansvar for å gi beskjed til arkivleder når noen starter og slutter i sin stilling, og har behov for å bli lagt til eller fjernet som bruker. Det samme gjelder også tilganger til fagsystemer innenfor de ulike sektorene. |