Arkivlokaler og arkivutstyr

1. Krav til arkivlokaler

Alle lokaler som brukes til oppbevaring av arkivmateriale skal tilfredsstille de krav som stilles i lover og forskrifter. Serverrom og lokaler der elektroniske data lagres regnes også som arkivrom.

Arkivmateriale som er gått ut av daglig bruk og eldre og avsluttet arkiv skal plasseres i spesialrom for arkiv.

Jevnlig tilsyn og renhold

• Alle lokaler som brukes til oppbevaring av arkivmateriale - papirbasert eller elektronisk - skal ha jevnlig tilsyn og renhold. Dette gjelder også serverrom og rom der skannere, skrivere og kopimaskiner er plassert.
• Måleutstyr for overvåking og for kontroll av temperatur og luftfuktighet skal etterses jevnlig.
• Feller for fangst av skadedyr som er satt ut skal sjekkes ukentlig og antall skadedyr telles.

Tidspunkt/hyppighet

• Vanlige kontorlokaler og serverrom skal ha daglig tilsyn.
• Bortsettingsarkiv og arkivrom i nedlagte institusjoner bør ha tilsyn ukentlig.
• Det anbefales ikke at arkivmateriale blir stående i lokaler som er gått ut av bruk i lengre tid.
• Arkivoversikten i del 3 gir oversikt over lokaler som er i bruk, og hvem som er anselig for å føre tilsyn og sørge for renhold av lokaler der arkivmateriale oppbevares.

Rapportering

Alle virksomhetsledere har ansvar for å rapportere mangler ved arkivlokalene, slik at eventuelle utbedringskostnader kan komme med i budsjettet for påfølgende år.
Arkivskapere som ikke har tilgang til gode arkivlokaler, kan bruke brannsikre arkivskap til oppbevaring av bortsettingsarkiv. Dette gjelder særlig barnehager og skoler.

2. Krav til arkivutstyr

Papirkvalitet

• Kommunens arkivskapere skal bare bruke godkjent permanent papir (ISO 9706) til saksdokumenter, i møtebøker, kopibøker og andre registre.
• Oversikt over godkjente papirtyper finnes på Riksarkivets nettsider.

 Skriveutstyr

• Skriveutstyr, kopimaskiner og skrivere/printere skal produsere lysekte skrift.
• Man bør unngå toner/fargebånd med annet enn sort skrift, da fargene ofte er mindre lysekte.
• Arkivdokumenter og møtebøker skal signeres med lysekte penner. Som hovedregel kan kule- og fyllepenner brukes, likeså spritbaserte tusjpenner. Vannbaserte tusjpenner skal ikke benyttes.

Elektroniske medier

Magnetbånd, som brukes til sikkerhetskopiering og lagring av informasjon fra sanerte databaser, skal oppbevares i egne lokaler som er særskilt sikret mot støv, direkte sollys og elektromagnetiske forstyrrelser. Eventuelle metallreoler skal være jordet.

Klimaet i arkivrom for magnetbånd skal være stabilt på 20°C og 50% RLF, med maksimale avvik på ± 5 %.

Arkiveringsutstyr

• Alle mapper og arkivbokser skal være av en slik kvalitet at det ikke skader arkivdokumentene.
• Ved bortsetting skal det benyttes arkivbokser av samme format som de dokumentene som skal settes bort.
• Ryggen på arkivboksen bør være ca. 9,5 cm, og utstyrt med en "tunge" til å gripe i i underkant av ryggen.
• Fotografisk materiale skal legges enkeltvis i syrefrie konvolutter. For film og dias skal det brukes mapper av kjemisk nøytral plast (polytylen/polyester).
• Utstyr som innebærer at plast, metall eller lim kommer i kontakt med arkivdokument skal ikke brukes.
• Plastlommer eller binders skal være fjernet senest ved arkivlegging.

Arkivskap

Alle arkivskap skal være låsbare, og låses ved arbeidsdagens slutt.

Hvis arkivskap brukes til bortsettingsarkiv, og er plassert i lokaler som ikke er sikret mot brann, skal de minst ha brannmotstandsevne EI 90.