|
Postliste og offentlig journal Malvik kommune publiserer offentlig journal, vår postliste, på internett da det bidrar til mer åpenhet og innsyn i forvaltningen, og gjøre det lettere for innbygger og andre brukere å finne informasjon om offentlig saksbehandling. Vi publiserer registeringer av inn- og utgående post fortløpende, med to dagers forsinkelse. Dokumentene legges ikke ut, men kan bestilles via postlisten. Dokumenter som det er gitt innsyn i etter offentlighetslovens regler, publiseres i fulltekst i postlisten, men ikke i saker som gjelder personlige forhold. Fulltekstpublisering i postliste ved innvilget innsyn Alle kan kreve innsyn i saksdokumenter, journaler og lignende registre i henhold til offentlighetsloven § 3. Malvik kommune har plikt til å gi innsyn med mindre annet følger av lov eller forskrift. Når det gis fullt eller delvis innsyn etter offentlighetslovens regler, publiseres dokumentene (eventuelt offentlig versjon) i fulltekst i postlisten, i saker som ikke gjelder personlige forhold. Journalføring av innsynsforespørsler Fra desember 2023 journalføres alle innsynsforespørsler. Forespørsler via postlisten journalføres i en samlesak per år. Andre forespørsler journalføres i en samlesak per år eller som en ny sak hvis nødvendig. Anmodninger om partsinnsyn journalføres i den aktuelle saken hvis den er aktiv, eller som en ny sak hvis saken er avsluttet. Klage på innsyn journalføres som en ny sak med tittelen: “Klage på innsyn i journalpost xx i sak xx/xx” eller "Klage på innsyn i sak xx". Skjerme opplysninger fra postlisten og sladde dokumenter Det er viktig at opplysninger som skal skjermes, blir skjermet riktig. I sak- og arkivsystemet Elements brukes det tilgangskoder til å skjerme innhold og opplysninger som tilgjengeliggjøres via postlisten. Saksbehandler er ansvarlig for at opplysninger som skal skjermes, blir skjermet tilstrekkelig og med korrekt lovhjemmel, da det er saksbehandler som kjenner saken og dets innhold. Om det er spørsmål kan hen rådføre seg med leder. Malvik kommune bruker PixEdit/PixView for elektronisk sladding av opplysninger i dokumenter. Alle brukere i Elements kan opprette en offentlig versjon av dokumenter via PixView. Saksbehandler er ansvarlig for at informasjonen er tilstrekkelig skjermet. Om det er spørsmål kan hen rådføre seg med leder. Arkivet oppretter offentlig versjon i enkle innsynssaker og hjelper med sladding i samarbeid med saksbehandler ved behov. Sladdet offentlig versjon uten fulltekstpublisering i postliste ved delvis innsyn Når det er laget en offentlig versjon av et dokument i en sak som gjelder personlige forhold, etter offentlighetslovens regler, vil den offentlige sladdete versjonen være tilgjengelig og legges ved som vedlegg (ikke publisering i postlisten) i svaret på innsynsbegjæringen. Den sladdete offentlig versjon er opprettet som en dokumentversjon på registeringen, som gjør at vi slipper å foreta en ny offentlighetsvurdering ved senere forespørsler; det dokumenterer hva som er offentliggjort; og saksbehandler slipper å forholde seg til sladdete versjoner ved den ordinære saksbehandlingen av informasjonen i dokumentet/-ene. Lenker internt i sak- og arkivsystemet viser til både innsynsforespørsel og offentlig versjon av journalposten. Fulltekstpublisering i postliste ved delvis innsyn Fulltekstpublisering ved delvis innsyn, forutsetter at dokumentene er sladdet og at saken ikke dreier seg om personlige forhold. For å kunne publisere et dokument i postlisten, forutsetter det at dokumentet står som aktiv versjon i sak- og arkivsystemet Elements. Når det gis delvis innsyn må den sladdete versjonen stå som aktiv versjon. Når det er laget en offentlig versjon av et dokument, etter offentlighetslovens regler, journalføres og fulltekstpubliseres denne som en egen journalpost i samme sak. Det vil si at en duplikat av det inngående/utgående dokumentet produseres, for å kunne publisere en offentlig sladdet versjon i postlisten. Dette gjør at vi slipper å foreta en ny offentlighetsvurdering ved senere forespørsler; det dokumenterer hva som er offentliggjort; og saksbehandler slipper å forholde seg til sladdete versjoner ved den ordinære saksbehandlingen av informasjonen i dokumentet/-ene. Lenker internt i sak- og arkivsystemet viser til både innsynsforespørsel og offentlig versjon av journalposten. Tittelen på journalposten skal være: “Offentlig versjon av journalpost nr xx, løpenummer og tittel på original journalpost”. Arkivets oppgave ved innsynsforespørsler Arkivet håndterer innsynsforespørsler på registeringer som kan svares ut uten sladding eller enkle offentlighetsvurderinger. Ved utsendelse vil saksbehandler være kopimottaker på svaret til den som har spurt om innsyn. Dokumentene publiseres i fulltekst i postlisten. Ved innsynsforespørsler på dokumenter som er unntatt offentlighet, hvor det kreves vurdering av merinnsyn eller andre forhold, vil arkivet ta kontakt med saksbehandler og samarbeide om offentlig versjon og utsendelsen. Følg fremgangsmåten ved ; Sladdet offentlig versjon uten fulltekstpublisering i postliste ved delvis innsyn eller Sladdet offentlig versjon fulltekstpublisering i postliste ved delvis innsyn. Ved partsinnsyn er det saksbehandler/virksomhet som vurderer dokumentasjonen. Arkivet tar kontakt med saksbehandler og samarbeider om utsendelsen. Saksbehandlers oppgave ved innsynsforespørsler Når saksbehandler svarer på innsynsforespørsler selv, skal en kopi sendes til innsyn@malvik.kommune.no. Saksbehandler er ansvarlig for at opplysninger som skal skjermes, blir skjermet riktig. Korrekt skjerming gjelder både ved bruk av tilgangskoder i sak- og arkivsystem, markere tekst som skjermet i systemet og tilstrekkelig med sladding og dets tilhørende lovhjemmel i dokumenter ved innsynsbegjæringer. Vi bruker PixEdit/PixView for elektronisk sladding. Alle brukere i Elements kan opprette en offentlig versjon av dokumenter via PixView. Saksbehandler er ansvarlig for at informasjonen er tilstrekkelig skjermet, både i ved innsynsbegjæringer etter offentlighetslovens regler og ved partsinnsyn. Om det er spørsmål kan hen rådføre seg med leder. Arkivet oppretter offentlig versjon i enkle innsynssaker og hjelper med sladding i samarbeid med saksbehandler ved behov. Arkivet tar kontakt med saksbehandler og samarbeider om utsendelsen. Svaret skal gis uten ugrunnet opphold etter offentlighetslovens regler. Hvis vi ikke svarer innen 5 dager etter mottatt forespørsel, regnes forespørselen som avslått. Klage på innsyn Klage på innsyn journalføres som en ny sak med tittelen: “Klage på innsyn i journalpost xx i sak xx/xx” eller "Klage på innsyn i sak xx". |