| GAMVIK KOMMUNE - RETNINGSLINJER FOR ARKIVERING AV PERSONALSAKER.docx 19,35 kB ANSETTELSESSAKER JOURNALFØRING INNSYN INNHOLD I TILSETTINGSSAK PERSONALMAPPER OPPBEVARING AV PERSONALMAPPER ORDNING AV PERSONALSAKER UTLÅN INNSYN BORTSETTING OVERFØRING KASSASJON ANSETTELSESSAKER Ansettelsessaker arkiveres som egen arkivserie utskilt fra saksarkivet.Ansettelses sakene blir sortert på virksomhet/stilling i eget låsbart skap på Service- og informasjon/Sentralarkivet. JOURNALFØRING Når stillingen har vært annonsert eller virksomheten har sendt melding om ledig stilling så blir det oppretta sak i EDB Sak og Arkiv. Når saken opprettes skrives det i 1. linje VIRKSOMHETENS NAVN – STILLINGSTITTEL i 2. linje skrives STILLINGS NR. I tillegg skrives det i kommentarfeltet søknadsfrist. Saken har objektkode:TIL – virksomhet-stilling Søknadene føres fortløpende i saken.Hvis en person søker på to eller flere stillinger, registreres søknaden som eget dokument i hver tilsettingssak (kopi) Når søknadsfristen er utløpt sendes det fra Service og informasjon brev til søkere om bekreftelse av mottatt søknad. Personal sender ut brev til vedkommende som blir ansatt.Når det er kommet positivt svar på stillingstilbudet overfører arkivansvarlig søknad med vedlegg og tilbudsbrevet til personalmappa elektronisk.De fysiske dokumentene overføres av personal. Dvs. der ansettelsessaken slutter starter personalmappa. Kopi av ansettelsesbrev og tilsettingskontrakt sendes virksomhetsleder og lønningskontoret elektronisk. I tillegg sendes det kopi til renholdsleder når det er ansettelse av renholdere. Kopier at vitnemål og attester til personer som ikke blir ansatt blir returnert til søkeren av personalavdelingen. INNSYN Forskrift om partsoffentlighet i saker om tilsetting i den offentlige forvaltning slår fast at part i ansettelsesak har rett til innsyn i: -utvidet søkerliste (§2) -om opplysninger om seg selv (§3) -rett til å gjøre seg kjent med opplysninger som gjelder andre søkere (§4) -til å gjøre seg kjent med skriftlig referat som gjengir hva parten selv har sagt i intervju eller annen samtale (§5) -og har til sist rett til å gjøre seg kjent med hvem som er innstilt til stillingen og den rekkefølgen de er innstilt i(§6) INNHOLD I TILSETTINGSSAK - stillingsannonse -søknader på stilling -kopi av bekreftelse på mottatt søknad -søkerliste -kopi av oversendelsesbrev til uttaleinstanser -brev fra uttaleinstanser -evt notat om innkalling til intervju -evt notat fra intervju/referanser/konsulentvurderinger -innstilling -ansettelsesvedtak -kopi av brev om stillingstilbud -avslag fra søker -kopi av brev til de som ikke fikk jobben -fullstendig journal PERSONALMAPPER OPPBEVARING AV PERSONALMAPPER Personalopplysninger skal oppbevares på en betryggende måte, jfr forvaltningsloven § 13 c. Det sentrale Personalarkivet er på rådhuset. Personalmapper arkiveres som egen arkivserie utskilt fra saksarkivet.Personalmapper arkiveres alfabetisk i låsbart arkivskap på rådhuset. Personalmapper som finnes på virksomhetene er hjelpemapper (skyggemapper), dette er kopier som kan kasseres når ansettelsesforholdet er opphørt. Personalmapper bevares i Sentralarkivet. ORDNING AV PERSONALSAKER Når en personalmappe opprettes i EDB Sak og Arkiv skrives det i 1. linjePERSONALMAPPE -ETTERNAVN – FORNAVN Mappen har objektkode: PAR –Etternavn – fornavn. De som oppretter nye dokumenter i personalmappa skal alltid sørge for at et eksemplar blir arkivert i det sentrale personalarkivet. Personalarkivet skal bestå av dokumentasjon av ulik betydning av den enkelte og virksomheten.All dokumentasjon av betydning for den enkeltes arbeidsforhold skal oppbevares i personalmappen. Dokumenter med mer tidsbegrenset informasjon kan oppbevares i egne permer i personalarkivet eller hos den som har ansvaret for saksområdet. Innhold i personalmappa: -Søknad med attester og lignende -Kopi av ansettelsesbrev -Tilsettingskontrakt -Innmelding/korrespondanse med trygdekontoret -Pensjonsforhold -Taushetserklæringer, evt sikkerhetsklareringer -Fastsettelse av ansiennitet/lønnstrinn -Evt. tilsagn om refusjon vedrsysselsatte -Enkeltvedtak om lønnsopprykk og lignende -Dokumentasjon på kompetansehevende kurs/seminar -Dokumentasjon av permisjonermed ansiennitetstap – søknad og vedtak -Evt dokumentasjon ang langtid sykemeldte (oppfølgingsskjema, handlingsplan) -Evt. AKAN-tiltak (i lukket konvulutt) -brev til/fra vedkommende person -Dokumenter vedrørende evt særavtaler, godtgjørelser, stipend -Evt hederstegn, utmerkelser -Evt. skriftlige advarsler/disiplinærtiltak (i lukket konvolutt) -Oppsigelse (evt.korrespondanse vedr. denne) -Kopi av sluttattest Følgende skal ikke inn i personalmappa: -Innstillingen i ansettelsessaken. (hører hjemme i ansettelsessaken) -Egenmeldinger og sykemeldinger.Disse har tidsbegrenset interesse og bør oppbevares i egen perm -Timelister, overtidslister, telefongodtgjørelse, bilgodtgjørelse og lignende.Disse har også kortvarig interesse og bør oppbevares i egne permer -Kopi av lønnsslipp og lignende. Disse går i egen perm -Lister vedr medlemskap i pensjonskassen UTLÅN Personalmapper skal kun lånes til personalsjef, virksomhetsleder for den ansatte og personer som har personalansvar. INNSYN Ansatte kan kreve å få innsyn i deler av egen personalmappe (interne dokumenter er unntatt), men de kan ikke kreve den utlevert.Det samme gjelder part som representerer den ansatte og har fullmakt fra denne. (jfr personopplysningsloven §18 og forvaltningsloven §18) Politikere har rett til å gjøre seg kjent med dokumenter knyttet til en konkret sak som er til behandling, men kan ikke kreve å få utlevert hele personalmapper. Hjemmelshenvisning ved unntatt offentlighet: I tilfelle krav om innsyn fra offentlighet henviser man til korrekt paragraf i offentlighetsloven med tilhørende bestemmelse. Eks. på paragrafer: -§ 5 interne dokumenter -§ 5a opplysninger som er undergitttaushetsplikt i lov eller i medhold av lov -§ 6-2a forsvarlig lønns- og personalpolitikk (lønnsforhandlinger/krav) -§ 6-4 dokument som gjelder ansettelse eller forfremmelse BORTSETTING Mapper på sluttet personale skilles ut og sendes til bortsettingsarkivet på Service og Informasjon. OVERFØRING Personalmapper skal IKKE overføres til en annen virksomhet når ansettelsesforholdet opphører.Informasjon skal skje i form av kopier. KASSASJON -Egenmeldinger og sykemeldinger.Oppbevares i egen perm .Kasseres etter 10 år -Timelister.Egen perm.For stillinger der lønn utregnes på timebasis (f.eks. rengjøring, hjemmehjelp) må dokumentasjon på timegrunnlaget oppbevares ihvertfall til oppnådd pensjonsalder.For andre kan timelister kasseres etter 10 år -Overtidslister. Egen perm.Kan kasseres etter 10 år - Kopi av lønnsslipp.Egen perm.Kan kasseres etter behov ved avdelingene.Lønningskontoret bevarer sitt eksemplar.
|