|
Akivsjefen har fullmakt til å føre tilsyn med alt arkivarbeidet i kommunen. Arkivsjefen er overordnet de tilsatte ved Dokumentsenteret og arkivfaglig overordnet tilsatte med arkivoppgaver i andre enheter/sektorer. Arkivsjefen rapporterer til organisasjonsdirektøren. Myndigheten til leder av Dokumentsenteret er utvidet jf møte i Kommunedirektørens ledergruppe (KDL) 30.03.20 hvor det ble fattet vedtak om revidert delegeringsreglement i sak 74/20: Arkivsjefen er leder for arkivtjenesten og skal gi rettledning og føre tilsyn med arkivdanning og arkivoppbevaring i kommunen. Leder for Dokumentsenteret skal bl.a:
- holde seg oppdatert om den faglige og teknologiske utviklingen innen arkivsektoren og om endringer i lover og regelverk for offentlige arkiver
- sørge for at kommunen har sak/arkivsystem og fagsystemer som gir effektiv elektronisk saksbehandling, tilrettelegger for digital samhandling med publikum og samtidig bevarer det elektroniske arkivmaterialet iht gjeldende lovverk
- rapportere til organisasjonsdirektøren om virksomheten til arkivtjenesten og bidra med tiltak som skal heve kvaliteten på arkivarbeidet
- utarbeide virksomhetsplaner for Dokumentsenteret
- sørge for at medarbeiderne har god arkivkompetanse og kompetanse innen sak/arkivsystemet for å gi god brukerstøtte til saksbehandlerne
- tilsette nye medarbeidere og sørge for opplæring
- føre tilsyn med at arkivarbeidet i kommunen er iht lovpålagte krav og rutiner
- sørge for jevnlige møter med arkivtilsatte ved Dokumentsenteret og ved de desentraliserte tjenestene
- føre kontroll med at fysiske og elektroniske arkiver i kommunen er forsvarlig sikret
- sørge for at arkivplanen oppdateres fortløpende og årlig arkiveres i sak/arkivsystemet
- være kontaktperson til Interkommunalt Arkiv i Vest-Agder (depot)
- synliggjøre eventuelle arkivfaglige konsekvensene av planlagte omorganiseringer eller endringer i rutiner i kommunen.
|