|
De arkivtilsatte ved Dokumentsenteret har som hovedansvar å journalføre kommunens saksdokumenter, gjøre dem tilgjengelig for saksbehandler og bevare dem for ettertiden som kommunens arkiver. Arkivtjenesten sørger også for forsvarlig arkivering av kommunens øvrige dokumentasjon som helseinformasjon, lønn og regnskap. Dette iht arkivlovens formålsparagraf. Arkivtjenesten har ansvaret for å sikre at både personvernet og innsynsmulighetene som er regulert i offentleglova kapittel 2 blir ivaretatt. Som følge av arbeidet med digitalisering og tilrettelegging for større grad av samhandling med innbyggere og næringsliv er det også stort fokus på å koble opplysninger mot nasjonale registre som folkeregister, enhetsregister og matrikkel. Arkivtjenesten er ansvarlig for:
- journalføre inngående dokumenter og sørge for at saksbehandler raskt mottar dem elektronisk
- sørge for at skanning av papirdokumenter blir komplett
- kvalitetssikre og journalføre notater og utgående dokumenter som saksbehandler har produsert i sak/arkivsystemet eller i fagsystemene
- kontrollere intern tilgangsstyring og unntak fra offentlighet i alle journalførte dokumenter samt publisere offentlig journal for saksfelt som går i sak/arkivsystemet.
- behandle innsynsbegjæringer fra den offentlige journalen i samarbeid med aktuell saksbehandler
- sørge for gode brukerveiledninger og opplæring av saksbehandlere i korrekt bruk av sak/arkivsystemer
- påse at interne rutiner og regler for saksbehandlingen blir fulgt slik at kommunens saker blir fullstendige og korrekt dokumentert
- bidra til systematikk og sammenheng i arkivene ved å følge emneprinsipper i kommunens k-koder og lokale registreringsrutiner
- bidra til at det blir tatt vare på dokumentasjon av arkivrutiner, arkivsystem og arkivnøkler og informasjonsbærere
- påse at at restansekontroll blir utført
- påse at saker blir avsluttet i arkivsystemene
|