|
Arkivplane byggjer på
- Arkivrutinar for NAV lokalkontor Sogn og Fjordane, NAV Økonomiteneste, NAV Skanningsenter, NAV Arbeidslivssenter, NAV Klage og Anke og NAV Spesialeining (vedlegg 1)
- Rutinar for arkiv på NAV-kontora (vedlegg 2)
- Arkivrutinar NAV-kontor (vedlegg 3)
- Arkivlova
- Sogndal kommune sin arkivplan
Ansvar Leiar av NAV kontoret er ansvarleg for nærarkivet og fjernarkiv på statleg nivå og for at dei daglege arkivrutinane vert følgt. Leiar sitt ansvar på statleg nivå går fram av vedlegg 1 På kommunalt nivå rapporterar leiar formelt til rådmannen, og rådmannen har det overordna ansvaret for den delen av det kommunale arkivet som vert overført til NAV kontoret. Leiar har kontakt med leiar for støtteeining ikt/tenestetorg eller arkivleiar i faglege spørsmål. Administrativ post Handsaming av administrativ post på statleg nivå går fram av vedlegg 1. Administrativ post på kommunalt område Administrativt post på kommunal område vert ført i kommunen sitt sentrale postmottak i sentralt saks-/arkivsystem . Inngåande post vert skanna. Det vert oppretta eige område i K2000 for NAV kontoret som leiar får tilgang til. NAV Sogndal vert ein eigen arkivdel, og denne vert gjort fullelektronisk. Alt post vert tilgjengeleg elektronisk, og arkivverdig post vert arkivert i kommunen i 1år. Etter 1 års oppbevaring vert dokumenta kasserte eventuelt makulerte. Skanning og journalføring vert gjort av kommunen sitt sentrale postmottak. Klientpost/saker Klientpost/saker vert ført i det fagprogrammet dei høyrer heime – dette vert gjort av sakshandsamar på NAV kontoret. Personalsaker Personalsaker for kommunalt tilsette vert ført i kommunen sitt saks-/arkivsystem. Leiar for NAV kontoret har tilgang til sakene. Det er berre leiar av kontoret som har tilgang til personalarkiv og klientarkiv for tilsette. Sjukemeldingar/eigenmeldingar og permisjonssøknader/vedtak vert oversendt kommunen for registrering og arkivering på personalmappe (permisjonssøknader). Fysisk plassering av arkivet Oppbevaring at statleg administrativt arkivmateriale går fram av vedlegg 1. Kommunalt administrativt arkivmateriale vert oppbevart i kommunen. Klientmapper vert oppbevart på NAV kontoret og plassert etter personnummer – ei mappe for kvar klient med undermapper etter behov. Alle kommunale vedtak skal samlast i eiga mappe – helst i avvikande farge. Det vil vere eigen arkivserie for deltakarar i introduksjonsordninga – dette vert oppbevart i eige arkivskap. Nærararkivet for statleg og kommunalt arkivmateriale (klientarkiv) vil vere i kulturhuset. Fjernarkivet vil vere i kjellaren i Fossetunet 3. Lokalet må stette staten sine krav til arkivrom. Overføring Kommunalt område Administrativ arkiv vil vere tilgjengeleg elektronisk. Klientmapper vil vere tilgjengeleg elektronisk. Berre dei sakene som ikkje er elektronisk tilgjengeleg, vil verte fysisk overført til NAV kontoret For personalarkiv vil kommunen lage elektronisk kopi av tilsetjingsbrev, vedtak om permisjon, attestar og vitnemål som vil vere tilgjengeleg for leiar av NAV kontoret. Statleg område Administrativ arkiv vil vere tilegjengeleg elektronisk. Klientmapper vert fysisk overført til NAV kontoret. Avlevering 10 år etter at dei har gått ut av bruk, skal den kommunale delen av klientmappa overførast til Fylkesarkivet. Etter 25 år skal statleg arkivmateriale overførast til Statsarkivet. Arkivrutinane vert revidert når arkivprosjektet mellom NAV og Riksarkivet er ferdigstilt og kommunen sin arkivplan er revidert. |