|
Sogn brann og redning (SBRIKS)– arkivrutinar
Generelt Arkivrutinane byggjer på
- Arkivlova
- Sogndal kommune sin arkivplan
Ansvar Leiar for Sogn brann og redning IKS er ansvarleg for nærarkivet og for at dei daglege arkivrutinane vert følgt. Leiar rapporterer formelt til rådmansgruppa i samarbeidskommunane. Leiar har kontakt med leiar for støtteeining ikt/tenestetorg eller arkivleiar i faglege spørsmål. Administrativ post Administrativt post vert ført i SBRIKS sitt saks-/arkivsystem (ESA). Inngåande post vert skanna. Det er oppretta eigne arkivdelar for kvar kommune som er medlem i SBRIKS. Desse arkivdelane er delt opp etter MTR (gards- og bruksnummer) og EMNE ( k-kodearkiv) for kvar kommune. Skanning og journalføring vert gjort av Sogndal kommune sitt sentrale postmottak. Personalsaker Personalsaker for Sogn brann og redning vert ført i saks-/arkivsystemet i eigen arkivdel PERSONAL. Leiar for Sogn brann og redning har tilgang til sakene. Det er berre leiaren som har tilgang til personalarkivet. Tilgang kan delegerast til andre. Fysisk plassering av arkivet Administrativt arkivmateriale inkl. personalarkiv vert oppbevart i sentralarkivet i Sogndal kommune. Arkivet er fullelektronisk. All post vert tilgjengeleg elektronisk, og arkivverdig post vert arkivert i kommunen i 1år. Etter 1 års oppbevaring vert dokumenta kasserte eventuelt makulerte. Arkivrutinane vert revidert når kommunen sin arkivplan er revidert. Innsyn Alle spørsmål om innsyn skal gå til Sogndal kommune. Ved opphøyr av samarbeidsavtale Ved opphøyr av avtale, vert arkiv overført tilbake til den kommunen som går ut av avtalen. 17.06.08 - revidert 03.11.15 |