Sogn barnevern – arkivrutinarGenereltArkivplanen byggjer på
- Arkivlova
- Sogndal kommune sin arkivplan
AnsvarLeiar for den interkommunale barneverntenesta (barnevernleiar) er ansvarleg for nærarkivet og for at dei daglege arkivrutinane vert følgt. Barnevernleiar rapporterer formelt til kommunalsjef oppvekst. Leiar har kontakt med leiar for støtteeining ikt/tenestetorg eller arkivleiar i faglege spørsmål. Administrativ postAdministrativt post vert ført i kommunen sitt sentrale postmottak i sentralt saks-/arkivsystem (ESA). Inngåande post vert skanna. Skanning og journalføring vert gjort av kommunen sitt sentrale postmottak. Klientpost/sakerKlientpost/saker vert ført i fagprogrammet for barnevern – dette vert gjort av kontorkonsulent på det interkommunale barnevernskontoret, eller den leiar delegerer dette til. PersonalsakerPersonalsaker for kommunalt tilsette vert ført i kommunen sitt saks-/arkivsystem. Leiar for det interkommunale barnevernet har tilgang til sakene. Det er barnevernleiar og kontorkonsulent som har tilgang til personalarkivet. Tilgang kan delegerast til andre. Fysisk plassering av arkivetAdministrativt arkivmateriale inkl. personalarkiv vert oppbevart i sentralarkivet i Sogndal kommune. Klientmapper vert oppbevart på kontoret for den interkommunale barneverntenesta og plassert etter personnummer – ei mappe for kvar klient med undermapper etter behov. Desse vert plassert i eigne seriar etter kva kommune klientane er busett i. Frå 08.12.16 vert klientmappene fullelektroniske i fagsystemet Familia, med Noark 5. Familia er tilknytta arkivkjernen Visma samhandling arkiv (VSA). Overføring av arkiv frå Luster, Leikanger og Balestrand
Luster, Leikanger og Balestrand kommune tek kopi av aktive mapper og overleverer desse til Sogndal kommune.
Kopi av tilsetjingsbrev, vitnemål, attestar og sjukemeldingar/eigenmeldingar og relevante permisjonssøknader/vedtak for tilsette frå Luster, Leikanger og Balestrand kommune vert oversendt Sogndal kommune for registrering og arkivering på personalmappe. Avlevering10 år etter at dei har gått ut av bruk skal klientmappene som er overført til Sogndal kommune overførast til Fylkesarkivet. Leikanger, Luster og Balestrand kommune avlevarar klientmapper som dei har arkivansvar for etter sine eigne retningslinjer. Arkivrutinane vert revidert når kommunen sin arkivplan er revidert. InnsynAlle spørsmål om innsyn skal etter 01.09.08 gå til Sogndal kommune. Ved opphøyr av samarbeidsavtaleInterkommunal barnevernsteneste kopierer aktive klientmapper og sender desse til den kommunen klientane er busett i. |