Skulane

Det er dei daglege rutinane for post- og arkivhandsaming som legg det første, viktige grunnlaget for at skulen skal kunne stette krava om dokumentasjon og informasjon i lovverket og frå publikum.
I prosedyren vert omgrepet "sakshandsamar" nytta. I skulesamanheng kan dette være rektor, lærer, inspektør eller anna pedagogisk personale.

Inngåande post som blir sendt/levert direkte til skulen skal sendast vidare til sentralarkivet, anten med internpost eller vanleg post for journalføring og skanning, dersom skulen ikkje journalfører og skannar sjølve. Skular som journalfører og skannar sjølve skal oppbevare dokumenta kronologisk etter dato i minimum 6 mnd før makulering ved fullelektronisk arkiv.

Telefaks og elektronisk post (e-post) skal handsamast som vanleg post, (men skulen kan sjølv journalføre e-post direkte i ESA.)

 Personleg adressert post, dvs. når personnamn står før namet til skulen, skal leverast uopna til rette vedkomande. Medarbeidarar som mottek personleg adressert post som syner seg å vere til administrasjonen, skal straks vidaresende dette for registrering i ESA. Dette gjeld også for telefaks og e-post.

Det er ikkje høve til å starte sakshandsaming av dokument som ikkje er journalført.

Ved opning av rekommandert post og verdipost skal det vere to tilsette til stades.

Alle utgåande brev og andre saksdokument som er produsert internt skal journalførast i det systemet som er godkjent som arkivsystem ved skulen. Opplysningar underlagd teieplikt skal ikkje sendast på e-post eller faks.

Sakshandsamar har ansvar for at elevmappa er komplett før arkivlegging, all plast, binders skal fjernast frå mappa.

Elevmapper på papir

Elevarkiv i skal oppbevarast i eige skåp, og det skal lagast ei mappe pr elev. All korrespondanse vedkomande den enskilde elev skal journalførast i ESA, arkivdel ELEV og SPESPED og dokumenta skal leggast i elevmappa. Dette gjeld også løpande vurderingar som har dokumentasjonsverdi. Elevmappa skal oppbevarast i 10 år etter at materialet har gått ut av adminsistrativ bruk, før avlevering til arkivdepot. Det skal då ordnast og ryddast for binders, stiftar, plastomslag, tape og "post-it" lappar før fylkesarkivet i Sogn og Fjordane tek imot det.