|
Arkivplanen gjer bindande retningsliner for all handsaming av informasjon og dokumentasjon i Sogndal kommune. Arkivlova med forskrifter ligg til grunn for rutinane/retningslinene. Arkivplanen skal bidra til at kommunen ivaretek arkivansvaret sitt etter Arkivlova § 6 der det heiter "Offentlege organ pliktar å ha arkiv, og desse skal vere ordna og innretta slik at dokumenta er tryggja som informasjonskjelder for samtid og ettertid" Arkivforskrifta §2.2 : Eit offentleg organ skal til kvar tid ha ein ajourført samleplan, ein arkivplan, som viser kva arkivet omfattar og korleis det er organisert. Arkivplanen skal også vise kva slags instruksar, reglar, planar m.v. som gjeld for arkivarbeidet.
Oppdatering av arkivplanenOppdatering av arkivplanen skal skje minst kvart 4. år og ved endringar som:
- ved omfattande omorganisering av kommunen
- det blir oppretta og teke i bruk nye fagsystem
- etter kvart kommuneval
Arkivansvarleg skal ha melding om alle endringar med moglege følgjer for arkivet i god tid før dei blir sett i verk og har rett til å uttale seg om dei følgjene dei kan få for arkivet. |