|
Saksdokument, journalar og liknande register for organet er opne for innsyn dersom ikkje anna følgjer av lov eller forskrift med heimel i lov. Alle kan krevje innsyn i saksdokument, journalar og liknande register til organet hos vedkommande organ. Jfr. Offentleglova §3. Denne rutinen skal sikre korrekt behandling av krav om innsyn. Målgruppe Alle som mottar krav om innsyn. Gjennomføring og behandling
-
Innsynskrav: Krav om innsyn kan fremsettes skriftlig eller muntlig. Den som mottar krav muntlig må sørge for å skrive ned kontaktopplysninger til den som fremmer kravet og spesifisere hva kravet gjelder.
Innsynskravet må gjelde ei bestemt sak eller i rimeleg utstrekning saker av ein bestemt art. Dette gjeld ikkje når det blir kravd innsyn i ein journal eller liknande register (§ 28).
Krav om innsyn skal vurderes konkret og selvstendig. Kravet skal avgjøres uten ugrunna opphold (§ 29).
-
Frist: Dersom den som har krevd innsyn, ikke har fått svar innen fem arbeidsdager etter at organet mottok kravet, regnes det som et avslag som kravsetter kan klage på (§ 32).
Krav om innsyn registreres i sak og arkivsystemet på aktuell saksbehandler.
-
Ansvar og oppfølging: Det er saksbehandlere som har ansvar for å behandle innsynskrav. Innsynskrav skal behandles i tråd med gjeldende lover og forskrifter (Offentlighetsloven, forvaltningsloven og personvernloven.)
Saksbehandler, eventuelt med hjelp fra arkivtjenesten finner frem dokumentene som er etterspurt. Det må vurderes om kravet om innsyn må avslås eller om opplysninger i dokumentet må sladdes ut fra om dokumentet inneholder opplysninger unntatt offentlighet Jfr. Offentleglova.
- Avslag: Avslag på krav om innsyn skal alltid være skriftlig, og man skal vise til paragrafen i loven som hjemler avslaget (inkl. leddet, bokstaven eller nummeret som er brukt) (§ 31). Hvis man bruker § 13 til å nekte innsyn, skal man også vise til loven (inkl. paragraf, ledd, bokstav og/eller nummer) som pålegger taushetsplikt i det konkrete tilfellet.
- Begrunnelse: Den som har fått avslag på sitt krav om innsyn, kan be om en nærmere begrunnelse for avslaget, som organet må gi så snart som mulig, og senest innen ti virkedager etter at kravet om begrunnelse er mottatt (§ 31).
- Klage: Alle avgjørelser etter loven kan påklages, unntatt avgjørelser om å gi innsyn (§ 32). Klagen sendes det forvaltningsorganet som er nærmest overordnet det forvaltningsorganet som har gjort vedtaket. For kommunene gjelder det at klagen sendes Statsforvalteren i fylket, som er endelig klageinstans.
- Sladding og skanning: Etter begjæring om innsyn, og at saksbehandler har godkjent denne, tar saksbehandler kontakt med den som har bedt om innsyn for å avtale hvordan dokumentene ønskes mottatt. Dokumentene til innsyn skrives ut fysisk, og det som ikke skal gis innsyn i, fjernes, eventuelt sladdes aktuell del av teksten. Skanneren er koblet opp mot Pixedit, og dokumentene sendes med Svarut, eventuelt i kodet/kryptert epost. Dokumentene som er sendt til den som har bedt om innsyn, blir liggende unntatt offentlighet.
Saksbehandlere er ansvarlige for å behandle innsynsbegjæring. Arkiv - og dokumenttjenesten bistår etter forespørsel. |
|