|
Adgang til arkivdokumenter Fysisk arkivmateriale skal oppbevares i låste skap så langt det er mulig. Kun arkivtjenesten skal ha direkte adgang til arkivskapene. Saksbehandlere skal ha tilgang til materiale som er nødvendig for at de kan utføre sine arbeidsoppgaver. Medarbeidere som skal ha adgang til arkivmateriale som er unntatt fra offentlighet skal være autorisert for dette. Saker og dokumenter som er unntatt fra offentlighet, som er til behandling, skal oppbevares nedlåst etter arbeidstid. Datautstyr skal være avslått eller avlogget ved pauser og etter arbeidsslutt. Adgang til elektronisk lagret materiale reguleres av sikkerhetstiltak for dette iverksatt av IKT-sjef. Datasikkerhet Hver dag skal det tas sikkerhetskopier av all ny arkivverdig dokumentasjon. Det skal utarbeides rutiner for å hindre uatorisert tilgang til elektronisk lagret materiale gjennom bruk av passord, gradert tilgang og systemer for logging. Passord bør være på minimum 6 tegn og bestå av en kombinasjon av tall og bokstaver. Passord skal skiftes årlig. Passordene skal lagres kryptert. Viruskontroll skal skje automatisk ved oppstart av nye programmer. Det er forbudt å ta med elektroniske databærere utenfra til bruk på intern maskinpark uten at viruskontroll gjennomføres. Ved bruk av elektronisk post skal all post virusskannes, også vedleggene. |