|
Elektronisk arkiv
-
Skolene er en del av kommunens sentrale fullelektroniske arkiv. All saksbehandling skal foregå i kommunens elektroniske sak-/arkivsystem ePhorte, også elevmapper. Det vil si at all innkommende sakspost skal skannes og all utgående sakspost skal skrives i ePhorte. Alle eventuelle papirkopier er arbeidskopier og skal makuleres når de er ute av bruk. Skolens arkiv skal i hovedsak bevares elektronisk. Karakter-/vitnemålsprotokoller og klasselister, produseres i fagsystemet Wis-skole. Disse dokumentene må arkiveres på papir da systemet Wis-skole ikke er godkjent for elektronisk arkivering.
Felles postmottak
- Kommunen har ett felles postmottak - Arkivtjenesten. Dette er også skolene sitt postmottak. Telefaks og elektronisk post skal behandles som vanlig post. Sakspost som blir levert direkte til rektor, lærere, rådgivere etc., skal leveres Arkivtjenesten for registrering og skanning. Post som blir gjenstand for saksbehandling blir regnet som sakspost. Det gjelder ikke minst post vedrørende enkeltelever, også den som mottas av lærere etc. Kommunens budtjeneste bringer eventuell sakspost som skal registreres fra skolene til Arkivtjenesten.
Postsortering/fordeling
- Den uåpnede posten skal deles i personlig adressert post og post til skolen/kommunen. Post som er adressert til skolen skal åpnes av Arkivtjenesten. Personlig adressert post er det først når navnet til personen står foran skolens/kommuenens navn, og da skal posten leveres uåpnet til rette vedkommende med budtjenesten. Dersom et brev til tross for personlig adressering er til skolen, har mottakeren ansvaret for at det straks blir levert tilbake til Arkivtjenesten. (Det kan lages regler om at arkivtjenesten i felles postmottak får lov til å åpne personlig adressert post.)
- Arkivuverdig informasjonspost til skolene blir fraktet med budtjenesten fra Arkivtjenesten til skolene.
- Informasjonspost mottatt på skolene skal ikke sendes til felles postmottak. Følgende blir i hovedsak regnet som informasjonspost: Trykksaker, offentlige publikasjoner, rundskriv, utskrifter fra andre organers protokoller og annet mangfoldiggjort materiale. Informasjonsposten er arkivuverdig materiale og skal derfor ikke sendes til felles postmottak, men kan settes i ringpermer eller kassetter på skolen.
Journalføring
- Saksposten stemples , journalføres og skannes av Arkivtjenesten. Arkivtjenesten vurderer også om dokumentet skal unntas offentlig innsyn. Dokumenter som unntas fra offentlig innsyn kan internt bare leses av saksbehandler og evt andre med spesiell tilgang. Sensitive opplysninger blir sladdet i den offentlige versjonen av postjournalen.
- Registrert og skannet post leveres elektronisk til rektor via sak/arkivsystemet. Rektor har ansvar for å kontrollere at journalføring og eventuelt unntak fra offentlig innsyn er korrekt. Rektor gir eventuelt tilbakemelding til arkivet for korrigering. Posten viderefordeles elektronisk av rektor til saksbehandler.
Kopier
- Dersom det er nødvendig å ta utskriftskopier av hele elevmapper for saksbehandling, skal disse oppbevares nedlåst hos merkantilt personale når de ikke er i bruk. Kopimappene lånes ut til saksbehandler etter vanlige utlånsrutiner. Leder/saksbehandler/merkantilt personale er ansvarlig for at mappene blir levert tilbake.Kopimappene skal makuleres så snart de er ute av bruk, senest når eleven slutter på skolen. Leder/saksbehandler/merkantilt personale er ansvarlig for at den elektroniske saksmappa er komplett, og at kopimappa bare inneholder kopier .
Utgående post
- All utgående sakspost skal skrives i ePhorte, knyttet til korrekt sak. Alle som skriver utgående brev i ePhorte må vurdere om dokumentet skal unntas offfentlig innsyn. Korrekt paragraf for unntatt offentlig innsyn og sladding av informasjon skal føres i ePhorte. Dokumentet skal ha status ferdigstilt/ekspedert før det skrives ut for utsending.
- Saksdokumenter kan sendes på e-post dersom det ikke er spesielle krav om underskrift o.l. som forhindrer dette. Saksbehandler plikter da å journalføre e-posten før utsendelse. Arkivverdig e-post som sendes fra Lindesnes kommune skal være utformet som et offentlig dokument og inneholde kommunens logo, arkivkode, journalnummer og øvrige kjennetegn for et offentlig dokument. Brev som er unntatt offentlighet skal ikke sendes om e-post, med mindre det benyttes kryptering.
- Ved bruk av faks bør originaldokumentet ettersendes som vanlig post. Konfidensielle opplysninger må aldri sendes med faks.
Avslutning av saker
- Når en sak er ferdigbehandlet må arkivet få melding om dette, slik at arkivet kan avslutte saken i ePhorte.
|
|