|
Hva er en bevarings- og kassasjonsplan? Planen er en liste over dokumentasjon som produseres i kommunen jfr. Forskrift om offentlege arkiv:
- § 15.Bevaringspåbod
- § 16.Kassasjon
«Organet skal utarbeide kassasjonsreglar for materiale som ikkje er omfatta av arkivavgrensinga i § 14 eller bevaringspåbodet i § 15. Kassasjonsreglane skal gi oversikt over kva som skal bevarast, og kva som kan eller skal kasserast. Det kan òg fastsetjast kor lenge materialet skal oppbevarast før kassasjon». Det vises også til «Forskrift om utfyllende tekniske og arkivfaglige bestemmelser om behandling av offentlige arkiver (riksarkivarens forskrift)», kapittel 7-1 Formål og 7-3 Fastsettelse av kassasjonsfrister. Hvordan skal planen brukes?Bevarings- og kassasjonsplanen kan brukes som en mal over hva som skal beholdes og hva som kan kastes. Kommunen kan selv gjøre tillegg i dokumentet. Arkivet reviderer planen når kommunen får nye oppgaver/fagområder. Siste nytt/oppdatering pr. 24.01.20.Fem års oppbevaringstid for de aller fleste typer regnskapsmateriale. Endringene i bokføringsforskriften som trådte i kraft 1. januar 2015 har som resultat at minstekravet til oppbevaringstid for de fleste former for regnskapsmateriale (primærdokumentasjon) blir fem år etter regnskapsårets slutt. Tidligere var oppbevaringstiden ti år. Overgangsreglene som ble fastsatt 1. februar 2014, og som medførte at det meste av regnskapsmateriale inntil videre fortsatt måtte oppbevares i ti år, ble samtidig opphevet. Det er gjort unntak fra redusert oppbevaringstid for følgende dokumenter:
- Krav om oppbevaring i minst 10 år av dokumentasjon av prosjektregnskap videreføres. Fristen regnes fra avsluttede regnskapsår. Dette innebærer at bygge- og anleggsbransjen fortsatt må oppbevare prosjektregnskap og bilag i tilknytning til dette, samt byggekontrakter med anbud/kalkyler, tegninger, kontrakter med underentreprenører, timelister og ordrelister i ti år.
- Kjøpsdokumentasjon ved ny-, på- eller ombygging av eiendom som er kapitalvare etter justeringsreglene, skal oppbevares i 10 år etter regnskapsårets slutt.
Sekundærdokumentasjon Det blir fortsatt 3 år og 6 måneders oppbevaringstid for sekundærdokumentasjon, som avtaler av ikke uvesentlig betydning, korrespondanse som gir vesentlig tilleggsinformasjon, og utgående pakksedler som følger varen eller sendes kjøper på annen måte. Det samme gjelder for annet regnskapsmateriale som også tidligere hadde 3,5 års oppbevaringstid, som dokumentasjon av utførte timer og medgått tid. Merverdiavgiften: Som en tilpasning til endringen i bokføringsforskriften er også flere oppbevaringskrav i merverdiavgiftsforskriften endret fra ti til fem år fra 1. januar 2015. Blant annet er oppbevaringstiden for dokumentasjon som kreves utarbeidet i forbindelse med justering og tilbakeføring av inngående merverdiavgift redusert fra ti til fem år etter siste år i justeringsperioden. Snarvei til innhold i bevaring- og kassasjonsplanen: |