Post- og arkivrutiner

Her ligger rutinebeskrivelser for hvordan posten blir håndtert (mottak, behandling og utsending) i Saltdal kommune.

Beskrivelsene er basert på Post- og arkivrutiner for Saltdal kommune.

-

Formål

Formålet med dette dokumentet er å sikre gode rutiner for postmottak i henhold til lover og forskrifter. En sikker og strukturert arkivdanning er avhengig av rutiner for hvordan dokumenter skal håndteres og et godt reglement for arkivering.

Rutinene skal sikre at saksbehandling blir tilstrekkelig dokumentert og arkivert uten unødvendig dobbelarkivering og – registrering.

Det er et mål at dokumentflyten skal skje hurtigst mulig fra postmottak til saksansvarlig og at de som skal ha tilgang til dokumentene får det.

Denne post- og arkivrutinen blir lagt som vedlegg til arkivplanen og skal godkjennes administrativt av kommunedirektør med strategisk ledergruppe.

Lover og forskrifter

Arkivarbeidet er regulert gjennom lover, forskrifter og internt regelverk.

De mest sentrale lovene:

1. Arkivloven
2. Forskrift om offentlege arkiv
3. Forskrift om utfyllende tekniske og arkivfaglige bestemmelser om behandling av offentlige arkiver
4. Forvaltningsloven
5. Offentleglova

I tillegg styres arkivarbeidet av en rekke særlover som lov om sosiale tjenester, barnevernsloven, legeloven etc.

Begreper

Det er viktig å innføre et felles begrepsapparat som er i samsvar med en felles nasjonal terminologi ved bruk av saksbehandlings - og arkivsystemer. Under er det listet opp enkelte sentrale begreper som er omtalt i denne rutinebeskrivelsen. Utvidet begrepsforklaring finnes under arkivplan.no for Saltdal kommune eller på www.arkivverket.no .

Sak/saksmappe

Alle dokumenter som naturlig hører sammen i et definert saksbehandlingsløp knyttes til ett saksnummer. Saksnummer tildeles av systemet (Elements) når du oppretter en ny sak og består av årstall og løpenummer.

Begrepet «sak» benyttes til å lenke registrerte saksdokumenter som logisk hører sammen til en felles identitet. Den felles identiteten skal gi oss en bedre oversikt og gjenfinning og samler all dokumentasjon som hører sammen i et saksforløp.

Journalpost

Journalpost benyttes til å betegne en journalføring av ett eller flere saksdokumenter som inngår i en felles forsendelse/ekspedisjon. Hver journalpost har et hoveddokument og kan ha ubegrenset antall vedlegg. Saks- og journalpostnummer i kombinasjon gir hvert dokument en unik identitet.

Arkivdel

Arkivdel benyttes til å angi hvilken arkivserie som en sak er arkivert i. Alle saker som er arkivert i en arkivdel er ordnet etter et felles ordningsprinsipp som f.eks.  K-koder, gårds- og bruksnummer, fødselsnummer ol.

Ordningsprinsipp

Prinsipp for ordning av saker innenfor en arkivdel f.eks. K-koder. Ordningsprinsipp med tilhørende verdier kan også benyttes som søkebegrep for å lete frem saker som omhandler samme objekt eller emne.

Ordningsverdi

De verdier som er tillatt benyttet innenfor et ordningsprinsipp, f.eks. en arkivkode hentet fra K-kodene, gårds- og bruksnummer, fødselsnummer ol.

Klassering

Klassering foretas ved at det registreres en eller flere ordningsverdier (K-koder, gnr/bnr eller lignende på sak).

Tilgangskode

Kode som benyttes for å skjerme opplysninger som er unntatt offentlighet eller belagt med taushetsplikt.

Dokument

I offentleglova §4 defineres dokument: «Med et dokument er meint ei logisk avgrensa informasjonsmengd som er lagra på eit medium for seinare lesing, lytting, framsyning, overføring eller liknande.

I elements omtaler vi ofte et dokument som et hoveddokument og/eller et vedlegg.

Utvalgssak

En sak som er tatt opp eller er behandler i et politisk utvalg. Hver sak får sitt utvalgssaksnummer ved hver behandling. De politiske utvalgene har egen nummerserie.

Delegert sak

En sak eller henvendelse som er avgjort etter delegert myndighet, jfr. delegasjonsreglementet. Eksempel er enkelte tilskuddsordninger, delingssaker og byggesaker.

Referatsak

Fellesbetegnelse på utvalgssak eller journalpost som skal refereres i politisk utvalg.

Arkivverdig post merkes ved registrering med utvalgskode. Eksempel kan være et møtereferat.