|
Arkivorganisering i Saltdal Kommune Saltdal kommune har felles sakarkiv for hele kommunen. Servicetorget har ansvar for dette arkivet. Felles sakarkiv ble opprettet i 2017, samtidig som det ble satt skarpt skille og det ble startet skanning av inngående dokumenter i ePhorte4 og senere Elements. Fra oktober 2018 ble arkivet fullelektronisk. Ansvarsfordeling
| Ansvar
|
Beskrivelse og oppgaver
|
Arkivorganisering
|
| Kommunedirektør
|
Kommunedirektøren har det øverste administrative ansvaret for arkivet i kommunen.
|
Kommunen har dokumentene spredt på flere arkivrom.
|
| Arkivleder
|
Kommunedirektøren har delegert det overordnede arkivansvaret til arkivleder. Arkivleder skal påse at lover og forskrifter innenfor arkivfeltet følges.
|
Arkivleder er leder for dokumentsenteret. Arkivleder har et overordnet ansvar for alle fagsystemer med arkiv.
|
| Dokumentsenteret (Servicetorget)
|
- Postmottak (brevpost og e-post)
- Registrering/journalføring/fordeling av post.
- Journalføring utgående post
- Postliste/Offentlig journal (E-innsyn)
- Brukerstøtte ePhorte/Elements
- Innsynsbegjæringer
- Kurs i Elements
- Systemansvar og andre utviklingsoppgaver
|
I virksomheter som benytter fagsystemer med arkiv, er det virksomhetsledere som har ansvaret for arkivet.
|
| Virksomhetsledere
|
Har ansvar for dagligarkiv ved virksomhetene.
|
Eksempel på dagligarkiv ved virksomheter:
- Elevmapper ved skoler og barnehager.
- Profil personalsystem, helse- og omsorgstjenesten.
- NAV Saltdal kommune.
- Barnevern.
- Flyktningkontor.
- M. fl.
|
| Systemansvarlige
|
Alle fagsystemer har systemansvarlige.
|
|
| IKT-kontoret
|
Har ansvaret drift og vedlikehold av kommunes servere og infrastruktur.
|
Er systemeier av enkelte elektroniske system, som for eksempel sak/arkivsystemet. I hovedsak er det kommunaldirektør eller virksomhetsledere som er systemeier av fagsystemer.
|
Interkommunalt arkiv Nordland (IKAN) KOAN - ansvar og oppgaver Kommunen er tilsluttet Interkommunalt Arkiv Nordland som skal bistå i arkivdanningsspørsmål og arbeide for at verdifullt arkivmateriale fra kommunen blir tatt vare på og gjort tilgjengelig for offentlig bruk, forskning og andre administrative og kulturelle forhold. (IKAN) KOAN skal gi bistand på følgende måter:
- gi råd og rettledning til medeierkommunene i spørsmål om moderne arkivdanning og stå for opplæring og veiledning knyttet til arkivsystemer og arkivrutiner.
- bistå medlemskommunene i å sikre at de kommunale arkivene ordnes, organiseres og oppbevares i medhold av lov av 4. desember 1992 nr. 126 og forskrift av 11. desember 1998 nr. 1193 (Arkivloven med forskrifter, gjeldende fra 1. januar 1999).
- arbeide for at medlemskommunenes eldre arkivmateriale blir oppsporet, ordnet, katalogisert og sikret forsvarlig oppbevaring. IKAN skal ta i mot og oppbevare eldre personregister og arkiv med personopplysninger, og kan etablere depotarkiv for eldre kommunale arkiv.
- være med på å utarbeide og sette i verk kommunale arkivplaner.
- arrangere arkivfaglige kurs og konferanser.
|
|