|
Post – og arkivrutine for fagsystemet Gerica Det overordnede målet med denne rutinebeskrivelsen er å få en kontrollert behandling av posten slik at man hele tiden har oversikt over Vegårshei kommunes fullstendige dokumentproduksjon knyttet til fagsystemet Gerica. Det er de daglige rutinene for post – og arkivbehandling som legger det første, viktige grunnlaget for at Gerica skal kunne møte kravene om dokumentasjon og informasjon i lovverket og for allmennheten. Denne oversikten skal omfatte både arkiverte dokument og dokument som midlertidig er oppbevart utenfor arkivet. Disse retningslinjene er i tråd med arkivforskriftenes kap. III Rutiner for behandling av post til fagsystemet Gerica. Inngående post Vegårshei kommune har sentralisert postmottak for de fleste enheten i kommunen, men post til tjenester innenfor helse, omsorg og sosial går uåpnet til enhetene. Enhetene mottar også post direkte, på epost eller på sms – meldinger. Det er i all hovedsak pasientrelatert post som kommer til enhetene. All post som gjelder pasienter skal journalføres i Gerica. Brev med personlig navn først skal leveres direkte til vedkommende. Vedkommende plikter å levere dokumentet til journalføring dersom det er arkivverdig. Det er egne retningslinjer for klagesaker. Disse skal også føres og behandles i Public 360. Arkivverdige dokumenter blir scannet inn i Gerica. De enkelte tjenesteenhetene har egne rutiner for hvem som gjør dette. Dokumentet blir da knyttet til vedtatt postjournalkode i Gerica. Utgående post - Vedtak i Gerica skal skrives ut, signeres og kopi blir lagt i pasientens papirjournal. Tjenestestedet er selv ansvarlige for at dette blir gjort i tråd med retningslinjene. SvarUt fra og med desember 2019 - Interne brev (flettemaler)som skrives i Gerica blir knyttet opp mot en postjournal. Postliste Postliste er et fortløpende register over inn – og utgående post , eposter og evt. sms – meldinger til tjenestestedene. Arkivforskriften slår fast at journalen skal inneholde journalføringsdato, saks – og dokumentnummer, navnet på saksbehandler, avsender / mottaker, opplysninger om sak, og det skal komme fram om dokumentet er unntatt offentligheten. Postjournal tas ut som en rapport fra fagsystemet. Dersom postliste skal skrives ut fra Gerica skal dette gjøres ut minst en gang pr. mnd og oppbevares i ringperm. Dette gjøres for hver tjeneste. Arkivverdig post Definisjon: Inngående / utgående post som er gjenstand for saksbehandling eller dokumentasjon for samtid og ettertid. Ikke arkivverdig post Invitasjoner, kurs, konferanser, tidsskrift, rundskriv, møteinnkallinger, reklame etc. Behandling av klagesaker Klagesaksbehandlingen er lik for alle som benytter Gerica og skal behandles i Gerica. Kopi av dokumentasjonene arkiveres også i Public360. Følgende dokumentasjon skal ligge i Public360 i disse sakene:
- Klage fra bruker / pårørende
- Administrativ behandling av klage
- Oversendelse av klage til Fylkesmannen
- Svar fra fylkesmannen
Arkivering /fjernarkiv
Innhold i papirjournal:
Tjenestestedene skal arkivere arkivverdige dokumenter (brev, flettemaler etc. ) etter hvert i papirjournal. Papirjournalen skal minimum innheolde
- Alt som ikke er på EPJ (elektronisk pasientjournal)
- Søknad med vedlegg
- All dokumentasjon som er grunnlag for vedtak.
- Vedtak
Når papirjournal skal tas ut / flyttes: Papirjournalen til pasienten skal oppbevares på tjenestestedet. «Vaske» journalen: Det tas ut rapporter en gang i måneden. Her fanges endringer opp i forhold til døde eller personer som ikke mottar tjenester lenger. I desember hvert år sjekkes hele basen over døde og de som ikke har tjeneste fra tjenestestedet lenger. Når det som skal bevares fra den elektroniske journalen er tatt ut på papir, fjernes binderser, plast og evt. annet som ikke skal følge journalen når de settes i bokser og plasseres i fjernarkiv. Det er viktig at tjenestetestedene har klart for seg hvilken journal det arkiveres fortløpende i, og hvilke prosedyrer som gjelder for å legge dokumentasjon i papirjournalen slik at man alltid har kontroll på hvor den originale journalen er. Morsmapper: Når noen dør «avsluttes» den elektroniske journalen, og det som skal bevares tas ut før de klargjøres for arkivering. Papirjournalene skal oppbevares i kommunen i 10 år etter dødstidspunktet/ den er avsluttet før den avleveres Kuben i Arendal. Dette skjer i samarbeid med arkivansvarlig. |