|
Denne rutinebeskrivelsen gjelder for alle som bruker fagsystemet Gerica i Vegårshei kommune, ut over disse retningslinjene vises det til de enkelte enhetenes rutiner for post - og journalføring, samt arkivering. Formål:
- Journalføring i Gerica skal sikre at all helsehjelp blir dokumentert og journalført.
Omfang:
- Systemet skal dokumentere hva slags hjelp pasienten får.
- Vedrørende saksbehandling skal det føres postjournal på både innkommende søknader, innkommende brev og utgående brev. Det skal også føres postjournal på scannede dokumenter og flettemaler (intern post). Dette gjøres ved hjelp av Gerica. I tillegg skal det journalføres telefoner, epost og sms som kan være av interesse for saksbehandlingen.
Ansvar:
- Alle som yter helsehjelp skal føre journal over utført helsehjelp.
- Fagpersonell skal sørge for at det foreligger behandlingsplaner.
- Leder sørger for at hver enkelt som yter helsehjelp får nødvendig opplæring i bruk av Gerica og påse at all bruk av fagsystemet følger de retningslinjer som gjelder for den enkelte tjenestested.
Aktivitet:
- Det skal føres løpende journal på den enkelte pasient.
- For institusjon skal det føres legejournal.
- For institusjon skal det føres legevisittjournal for det som skal tas opp på legevisitt. - innføres i november 2019
- Hver pasient / bruker skal ha en tiltaksplan for hvordan helsehjelp skal ytes. Det skal også skrives sjekkliste (gode pasientforløp) på alle pasienter som mottar pleie – og omsorgstjenester i og utenfor institusjon. Dette skal gjøres hvert halvår. I tillegg finnes det andre sjekklister som skal føres ved innleggelse institusjon/ sykehus, eller etter opphold på sykehus. Dette finnes det egne rutiner for.
- Alle innkomne brev skal scannes i Gerica og bli journalført (postjournal) som «innpost».Viktig å journalføre hva slags brev det er og fra hvem. Alle utgående brev som skrives i Gerica (f.eks. flettemaler og vedtak) skal journalføres som «utpost». Viktig også her å skrive hva det gjelder.
I Vegårshei kommune brukes fagsystemet Gerica av:
- Tjenestetildeling – fatter vedtak om tjenester og boliger.
- Hjemmetjenesten - klientjorunaler
- Klokkartun - klientjournaler
- Vegårshei bo- og omsorgssenter - klientjournaler
- Psykisk helse og rus/oppfølging - klientjournaler
Tilgangsstyring: Tilgangsstyringen i Gerica følger Norm for informasjonssikkerhet i helsesektoren. Ansatte skal kun ha tilgang til brukere og opplysninger som er nødvendig for å utføre tjenesten de skal yte. I Gerica er det opprettet roller med ulike tilganger. Ansatte får tildelt roller etter behov, med eventuelle tidsbegrensning der dette er naturlig. Det er leder av avdeling/enhet som avgjør hvilke tilganger de ansatte trenger til enhver tid. En ansatt som har flere funksjoner i Gerica og/eller er tilknyttet flere arbeidssteder som benytter Gerica, kan ha flere roller. For eksempel kan en person ha en rolle som fagarbeider i hjemmetjenesten, og en rolle som fagarbeider i institusjon. I den ene rollen har hun/han tilgang til brukere som bor ute i kommunen og har rettigheter til å skrive i Hjemmesykepleie-journal. I den andre rollen som fagarbeider i institusjon, vil hun/han ved pålogging se de brukere som bor på institusjon og vil ha rettigheter til å skrive f. eks i Institusjons-journal i institusjon. Et annet eksempel: En person som til daglig er saksbehandler i Gerica, er også systemansvarlig. Hun/han har da en rolle som saksbehandler som brukes til daglig pålogging, og logger seg på som systemansvarlig når han/hun skal gjøre vedlikeholdsoppgaver. Det gir en tryggere hverdag å vite at man ikke har alle rettigheter - også til å slette – hele tiden. Rollen begrenser tilgang i Gerica gjennom sikkerhetsprofilen. Rollen kan også begrense innsyn i Gerica hvis det i rollen også legges inn filter. Personopplysningsloven og Helseregisterloven gir klare føringer for behandling av data i registrene. Sikkerhetsprofilene styrer tilgangene i Gerica. Det lages sikkerhetsprofiler for profesjoner eller beregnet for enkeltpersoner. Sikkerhetsprofilen er ett element i Rollen – det elementet som en rolle må inneholde. Table-fanen er overordnet noen av de andre fanene i sikkerhetsprofilen. For eksempel, for at man skal ha rettighet til å opprette tjenesten Pleie og omsorg utenfor institusjon må det først gis tilgang til å opprette i tabellen: PLANACTI, for så å begrense i fanen Tjenestetype til å opprette tjenesten Pleie og omsorg utenfor institusjon. Dette gjelder for fanene Tjenestetype, Sakstype, Journaler og Faggruppe. Innholdet under disse 4 fanene er en kopi av postene som ligger i kodeverket. Når det gjøres endringer i kodeverket, ved at det legges til nye koder, må det i etterkant registreres i sikkerhetsprofilene hvilke rettigheter som skal gis til de nye postene. Dette fordi alle nye poster vil stå blanke på alle sikkerhetsprofiler. Faggrupper Under denne fanen vises alle faggrupper som er registrert i kodeverket og som brukes i Gerica. Her gir vi rettigheter til hver enkelt faggruppe. |