|
Denne rutinen skal sikre god kvalitet på bruk av - og innhold i - kommunens elektroniske sak/arkivsystem Omfang/virkeområde Rutinen gjelder all arkivverdig dokumentasjon som produseres av alle brukere i alle enheter i Alstahaug kommune. Ansvar Rådmannen har det overordnede ansvaret for kvaliteten på arkivet. Enhetsleder har ansvar for at saksbehandlere på avdelingen benytter sak/arkivsystemet riktig. Det er arkivets ansvar at saksbehandlere som har bruk for det, får opplæring og løpende brukerveiledning. Aktivitet/beskrivelse Arkivets arbeidsoppgaver har endret seg fra fysisk papirarbeid til overvåkning og kvalitetssikring av sak/arkivsystemet. Kravene til kontroll av systemet er omfattende. I arkivforskriften §4 heter det at rådmannen har ansvaret for at "arkivarbeidet blir omfatta av organets internkontroll." De ulike kontrolltiltakene består av flere daglige oppgaver: Status R - saksnummer reservert av saksbehandler Søk opp "ufordelte oppgaver" Saker som har status R er opprettet av saksbehandler: Før saksstatus kan settes til B må vi påse at:
- Det ikke er opprettet sak fra før
- Sakstittel er dekkende, søkbar og logisk
- Tilgangsgruppe er riktig
- Arkivkode/objektkode er rett
- Ev. gradering/skjerming er korrekt (barnemapper,elevmapper og personalmapper)
- Ev. referanse fra sak i historisk arkiv er satt på linje 2 (ref. saksnr.xx/xxx)
For å unngå at samme feil oppstår flere ganger, må du gi beskjed til saksbehandler hvis du må korrigere for samme feil flere ganger. Mottatt post Oppføres under elektronisk forsendelse Status M 1. Skjema på nett Alle skjema må forhåndsvises og kontrolleres for hva henvendelsen gjelder før ev. import til ESA. Enkelte skjema resulterer i at det automatisk opprettes sak, f.eks. søknad om skjenkebevilling og søknad om kommunal bolig. Kontroller følgende:
- Sakstittel
- Riktig saksbehandler på saksnivå
- Riktig arkivkode/objektkode
På henvendelser som resulterer i automatisk oppretting av sak må journalposten også kontrolleres for
- Avsenderfelt
- Tittel på journalpost
- Tittel på ev. vedlegg
- Offentlighetsvurdering
2. Dokumenter som er registrert av arkivet, men som ikke har fått riktig status ved arkivering - kontroll av bunkeskanning Etterhvert som dokumentene skannes, kontrolleres det at alle mottatte dokumenter er skannet og arkivert i sak/arkivsystemet, at alle sider er kommet med på hvert dokument, at skanningen har tilfredsstillende kvalitet og at det er samsvar mellom arkiverte dokumenter og registrerte opplysninger. Etter skanning/bunkeskanning legges dokumentene i eget omslag merket "postført + dato" og legges i låsbart skap for oppbevaring i 3 mndr før makulering. Status S - dokumenter arkivert av saksbehandler via plugin Journalposter kontrolleres på samme måte som for dokumenter med status M Status F - kontroll av ferdigstilte saker Arkivtjenesten skal hver dag søke opp nye saker og journalposter som har status F for å kontrollere at de har riktig offentlighetsvurdering, tilknytning til riktig arkivdel, sak og arkivkode. Dersom det er restanse på journalposter som ikke er ferdigstilt, skal det sendes melding til saksbehandler. Arkivet skal ikke uten videre ferdigstille eller avskrive på vegne av saksbehandler. Dersom alt er OK så klikk på hurtigmenyen og sett saken til "avsluttet". Kontroll av offentlig journal (postliste) Før offentlig journal (postlisten) publiseres skal den kontrolleres gjennom flere trinn. Arkivet skal etterprøve offentlighetsvurderingen av ferdigstilte dokumenter, om den skal opprettholdes eller om den må endres. I tillegg så må ev. riktig skjerming, saksbehandler og tittelfelt kontrolleres Arkivet skal korrekturlese postlisten både før og etter publisering. ESA monitor kontrolleres ved behov. |