|
Her legges kommunens egne rutiner for å sikre kvaliteten i arkivdanningen og for å sikre vår dokumentasjon. Arkivtjenestens arbeidsoppgaver har endret seg fra fysisk papirarbeid til overvåkning og kvalitetssikring av sak-/arkivsystemer. Arkivtjenestens arbeidsoppgaver er omdefinert, men samtidig som det fysiske arkivarbeidet forsvinner, har kravene til kontroll av systemet blitt større. Arkivforskriften § 2-10 presiserer nødvendigheten av slike tiltak: ”Organet skal leggje opp administrative rutinar som sikrar at arkivtenesta kan utføre kvalitetssikring av journal- og arkivdatabasen.” I denne delen av arkivplanen finner du en gjennomgang av de ulike kontrolltiltakene som er nødvendig innen elektronisk arkivdanning. Kapitlet skal i størst mulig utstrekning være en oppsummering: alt som står her må også være nevnt annetsteds. Kontroll av ferdigstilte saker og journalposter I Elements kan saksbehandlerne sette saker til status F etter hvert som de er ferdigbehandlet. Ta opp søket Saker som skal avsluttes i menyen Arkivar. Før saken kan avsluttes skal arkivet kontrollere
- at journalpostene inngående og notat med oppfølging er avskrevet
- at klassering er påført
- at riktig tilgangskode er påført saker som skal graderes (elev-, personal- og klientsak)
- at evt. skjerming er påført saker som er gradert
- at evt. klassering er skjermet på saker som er gradert
Status på alle journalposter må settes til status Avsluttet. Deretter settes saken til status Avsluttet. Kontroll av skanning Etter hvert som dokumentene skannes kontrolleres at alle mottatte dokumenter er skannet og arkivert, at alle sider er kommet med på hvert dokument, at skanningen er av tilfredsstillende kvalitet, at det er samsvar mellom arkiverte dokumenter og registrerte opplysninger. Etter skanning settes dokumentene i perm fortløpende på dato. Kontroll av konvertering Arkivansvarlig må daglig kontrollere at konvertering fra produksjonsformat til arkivformat har vært vellykket. Dette gjøres ved å søke på journalposter med status J for alle dokumenttyper eldre enn en dag, og kontrollere ikonet foran dokumentet. Ved feil varsles systemansvarlig og makuleringsrutiner i tilknytning til skanning stoppes inntil videre. Kontroll av offentlig journal Kontroll forut for publisering av offentlig journal går over flere faser: Umiddelbar offentlighetsvurdering ved registrering. Saksbehandler vurderer om foreliggende offentlighetsvurdering opprettholdes. Arkivtjenesten etterprøver offentlighetsvurdering i ferdigstilte dokumenter. Arkivtjenesten korrekturleser postjournalen før og etter publisering. Sjekkliste: Generelt - Sjekk sakstittel (les korrektur) - Journalposttittel - Klassering - Unntatt offentlighet? - Sladding av tekst? Rett graderingskode - Adressater ekstern/interne - Adressefeltene skal være utfylt korrekt og i riktig felt. Navn, adresse, e-post Personalsaker - Sakseier - Graderingskode P - Ved inngående sladdet dokument, sjekk om lønn skal være kopimottaker Stikkprøver Stikkprøver av at saksbehandler følger opp sin del av prosesstyringa, med spesiell fokus på skjerming etc. |