|
Med kassasjon forstår vi at arkivlagde dokument vert fjerna frå arkivet for å bli øydelagt. Kassasjonsregler skal tolkest slik at løyve til kassasjon er relativt, mens krav om bevaring er absolutt. Bevaringspåbud er omtalt i arkivforskrifta. Kassasjonsreglane inneholder ikke noe krav om kassasjon, men er ei generell rettleiing som seier hva slags sakstyper som kan kasserast. Arkivtenesten må gjøre ei kassasjonsvurdering av disse sakene for å sjå om do innehelder bevaringsverdig dokumentasjon. Generelle vilkår for gjennomføring av kassasjon:
- All kassasjon skal gå føre seg som makulering eller brenning, dvs. fysisk øydelegging av arkivmaterialet.
- Kassasjon i saksarkiv skal førebuast i samband med bortsetjinga av ein arkivperiode. Ved overføring til bortsetjingsarkiv skal arkivtenesta skilje ut saker som kan kasserast og pakke desse i eigne arkivboksar merka med "KASS" og kassasjonsårstal. Kassasjon i saksarkiv skal gjennomførast på saksnivå, slik at saksmappene anten blir bevart eller kassert i sin heilskap.
- Kassasjon i spesialarkiv kan gjennomføret kontinuerleg, slik at uaktuelle saksdokument blir fjerna frå mappene. Kassasjon i spesialarkiv kan evt. gjennomførast på dokumentnivå.
- Kassasjonen skal vere dokumentert. På denne måten unngår ein at det blir skapt tvil om materiale har blitt borte av andre årsaker. Arkivtenesta skal difor utarbeide kassasjonsrapport. Denne skal inneholde hjemmel for kassasjon, hva som er kassert (summarisk liste eller utskrift av kassasjonsliste frå sak-/arkivsystem) og tidspunkt for kassasjon.
All kassajon skal følgje "Riksarkivaren sine retningslinjer for kassasjonshandsaming" Retningslinjer for arkivbegrensning og kassasjon i kommunale arkiv Rettleiing i bevaring og kassasjon Midt-Telemark Bevarings- og kassasjonsplan finnes under lokalt regelverk |