|
Hva kommunen må tenke på ved periodisering og avslutning av digitale arkiver 1. Kontroll – kommunen må kjenne til alle systemer, ha oversikt over all informasjon i de ulike systemer, ha gjort BK-vurdering på all denne informasjonen, og lage en plan for hvordan identifisert bevaringsverdig informasjon skal håndteres for fremtiden. a. Kommunen må ha/ta kontroll over alle systemer som skal avsluttes, periodiseres eller byttes ut. Om du skal bytte ut et system, anbefales det at dette behandles som en periodisering. b. Kommunen må vite hvilken dokumentasjon som er skapt i hvert enkelt system. Vær klar over at dokumentasjon av en prosess kan være skapt/lagret i forskjellige systemer, og at alle systemer som innehar dokumentasjon for en prosess må beskrives på en god måte, og at denne beskrivelsen må følge deponering til alle deler. Beskrivelsene må også vise til hvilken del av dokumentasjonen som er skapt i hvilket system, og hvordan dette er behandlet for arkivformål og langtidslagring. c. Kommunen må gjennomføre en bevaring- og kassasjonsvurdering av alt materiale som skal avsluttes. Hvilken informasjon er lovpålagt (for kort eller lang periode), hvilken informasjon vil kommunen ha bruk for i periode utover det lovpålagte, hvilken informasjon kan kommunen ha interesse av å bevare for fremtidige formål, og hvilken informasjon bør man ta vare på i tillegg. Dette kan gjerne diskuteres med IKA Kongsberg for ulike fagområder. (Eks: arkivmedarbeidere vil gjerne anbefale bevaring av noe mer enn lovtekst når det kommer til rettighetsmateriale.) d. Det er viktig at det er informasjonen selv som er førende for bevaring eller ikke. Systemtype, evt. godkjenninger, produksjonssted/enhet er ikke førende for hva som skal sikres som arkiv. Husk at loven er minimumsgrense, men kommunen vil kunne ha behov for betydelig mer enn det som står. Kommunen er selv ansvarlig for dokumentasjonen sin, og kan selv bestemme hva som skal bevares utover lovkrav. e. Knytter noen av systemene seg til systemer som fortsatt skal være i bruk? f. Hvilke ønsker ligger til umiddelbar bruk av systemene som er periodisert eller avsluttet? Hvilke planer har man for lås, frys og integritetssikring av arkivert materiale? Hva trengs i den daglige produksjon? Hvordan er dette tenkt løst? g. Beslutninger rundt bevaring av bevaringsverdig informasjon (teknisk) vil vi kunne være behjelpelige med. Vi kan komme med tekniske innspill om metode, men kommunen er selv ansvarlig for å gjennomføre det. h. Ved overlevering til IKA Kongsberg må enkelte momenter være på plass. Dette må avklares med e-depot for hver leveranse, og avtale må skrives spesifikt per system/arkiv/uttrekk. Detaljer avklares i prosessen.
IKA Kongsberg anbefaler på det sterkest at når kommunen tar et Noark-uttrekk av et fagsystem. At det vil følge en base kopi(Siard-uttrekk) ved siden av denne.
- Basekopien skal tas før konverteringer, scripting og «opprydding». |