Glemt Passord?

Post/arkivrutine for PPT – Visma Flyt PPT

Formål

Formål med rutinen er å sikre at arkivregler følges og at ansvar er klart fordelt når det gjelder oppgaver i forhold til arkivering og postbehandling.

 

Omfang/virkeområde

Rutiner gjelder alle ansatte i PPT og arkivansatte i Hå kommune.

 

Ansvar

Leder for PPT for Hå

  • Overordnet ansvar.
  • Systemansvarlig Visma Flyt PPT.
  • Statistikk.
  • Godkjenne sakkunnige vurderinger.

 

Arkivleder

  • Styrer tilganger arkiv.
  • Ansvar for VSA – Visma Samhandling Arkiv.
  • Periodisering. Uttrekk og avlevering til depot (IKA Rogaland).

 

Merkantil ansatt i PPT for Hå

  • Kontrollere en gang pr. uke om det er dokumenter som ikke er ferdigstilt og sendt ut.
  • Gå gjennom dokumenter med feilmerking en gang pr. uke.
  • Sjekke at elektronisk arkiv fungerer etter oppdateringer i Visma Flyt PPT.
  • Varsle feil til IT.
  • Mottak, registrering og fordeling av innkommen post.

Mottar post elektronisk og fysisk. Mottatt dokument pr. post og pr. mail skannes inn til Visma Flyt PPT. Post sendt elektronisk mottas direkte i Visma Flyt PPT. Merkantil ansatt har ansvar for at post fra postlisten i Visma Flyt PPT registreres på klient og sak. Saksbehandler registrert med ansvar for sak og klient mottar dokumentet.

  • Ansvar for at henvisninger blir skannet til postlisten i Visma Flyt PPT. Når klient har fått tildelt saksbehandler, har merkantil ansatt ansvar for å registrere henvisningen og klientinformasjon, opprette sak og registrere saksbehandler. Tildeling av saker skjer på post og personalmøte, fast møte på mandager.
  • Sende ut innkalling til oppstartsamtale. Saksbehandler setter dato og tid.
  • Avslutte saker/klientforhold. Skriv ut offisiell journal fra PPI og arkiver journalmappen i arkivskap på arkivrom som beskrevet under papirbasert arkiv.

 

Saksbehandler

  • Gi beskjed til merkantil ansatt dersom dokument står med feil dokumentstatus over tid.
  • Gi beskjed til merkantil ansatt dersom en får feilmelding ved utsending av post/dokument,
  • Sikre at dokumenter blir ferdigstilt slik at de blir arkivert.
  • Sikre at post som levers personlig, blir levert til merkantil ansatt for skanning
  • Påse at egne saker i Visma Flyt følges opp.
  • Sjekke at saker har rett sakstype og status.
  • Dokumenter/post registrert av merkantil ansatt, kommer opp på «hjemsiden» i Visma Flyt PPT. Les dokument og marker som lest
  • Sende ut dokumenter via svar ut. Innebærer at dokumenter som innkallinger, tilbakemeldinger etter kartlegging, sakkyndig vurdering m.m. skrives i Visma Flyt PPT.
  • Avslutte saker. Sjekk at informasjon på saken stemmer, så som sakstype, konklusjon og status. Status må settes til avslutt. Gi merkantil ansatt beskjed om avsluttet sak/klient.

 

Arkiv PPT for Hå

Fra 01.10.2018 gikk PPT for Hå over til fullelektronisk klientarkiv i Visma samhandling Arkiv (Noark 5). Alle dokument blir produserte i Visma Flyt PPT og arkiverte i Visma Samhandling Arkiv.

 

Dokumentene går fra Visma Flyt PPT til Visma Arkiv når de ferdigstilles. Sakkyndige vurderinger går til arkiv når siste godkjenner (leder) har godkjent.

 

Arkivering ulike dokument

Fedigdato sikrer arkivering

  • Journalnotat
  • Tilbakemelding etter kartlegging
  • Referat
  • Innkalling
  • Uttale

 

Godkjenning og ferdigdato sikrer arkivering

  • Sakkyndig vurdering
  • Samtykke – signert versjon ferdigstilles, muntlig samtykke i journalnotat

 

Mapper som er opprettet før 01.10.2018 har delt arkiv – papirarkiv og elektronisk arkiv.

 

Papirbasert arkiv

Journalmappene oppbevares i brannsikre arkivskap som står i kopi/rekvisita rom. Døren til rommet er låst og kun personer med adgangskort kommer inn til rommet.

Saksbehandler henter selv mapper fra arkivskap. Mapper skal alltid settes tilbake i arkivskap på kopi/rekvisita rom ved arbeidsdag slutt.

 

Papirjournal

PPT papirjournal/mappe skal arkiveres som en egen arkivserie. Mappene skal være ordnet alfabetisk.

Krav til arkivlokaler følger arkivforskriftene § 4-1 og 4-3.

 

Informasjonssikkerhet

Døren inn til kopi/rekvisita rom skal alltid være lukket og låst.

Originale papirdokumenter skal ikke tas med ut av PPT kontoret. Kopi av dokumenter kan tas med ut. Skal makuleres så snart en er tilbake på PPT kontoret.

 

Bevaring, arkivavgrensing og kassasjon

Alle klientjournaler på papir som ikke har vært aktive de siste 12 månedene etter at klientforholdet er avsluttet, skal overføres til kommunen sitt bortsettingsarkiv og overføres til arkivdepot hos Interkommunalt Arkiv Rogaland IKS etter 25 – 30 år.

Fra Visma Samhandling Arkiv skal det regelmessig kjøres avleveringer til arkivdepot hos Interkommunalt Arkiv Rogaland IKS på avsluttet klientforhold. Kommunen sin sentrale arkivtjeneste har ansvar for dette.