|
I utgangspunktet skal ingen ansatte oppbevare originalt arkivmateriale på eget kontor, med mindre det er godkjent utlånt fra arkivtjenesten. Dersom det er arkivmateriale tilhørende egne arkivdeler skal det oppbevares i godkjente arkivskap i ordnet form (spesielt aktuelt for plan-avdelingens arkiv og ytre enheter uten egnede arkivlokaler). Dette skal i så tilfelle spesifiseres i Balsfjord kommune's arkivplan slik at alle skal kunne finne opplysninger om hvor hvilket arkivmateriale befinner seg. Alle dokumenter som finnes i ePhorte som det tas utskrift av, eller som det oppbevares originalen av til eget bruk, skal merkes med «kopi» eller «skannet i ePhorte». Når det eventuelt byttes kontor, ryddes eller at arbeidsforhold avsluttes, er nærmeste leder ansvarlig for at den ansatte rydder i egne papirer slik at det ikke står igjen et kontor med masse dokumenter hvor det er uklart om det er arbeidskopier, originalt arkivmateriale eller lignende. En nytilsatt skal ikke være nødt til å gjøre denne ryddejobben, men skal overta et «rent» kontor. Dette er også med på å sikre at ikke viktig arkivmateriale går tapt. Dersom noen er usikre, eller sitter på et kontor hvor det er tilfelle at det eksisterer arkiv man ikke aner noe om, ta kontakt med arkivleder. |