- En journal er en oversikt over alle inngående brev/eposter, utgående brev/eposter og interne notat i sak-/arkivsystemet til kommunen
- Arkivforskriften § 9 slår fast at plikten til å føre journal
- I journalen føres all sakspost - også den som er unntatt offentlighet
- Kommunen har plikt til å legge journalen til sentralførende enheter tilgjengelig på nettsidene - offentlig postjournal
- Journal fra fagsystem blir ikke publisert på nett
- Arkivtjenesten journalfører alle inngående og utgående brev/eposter og interne notater som er arkivverdige. Konvertering til arkivformat (pdfA) skjer etter journalføring.
Krav til journalopplysninger: Mottaksdato, avsender/mottaker (med firmanavn om det ikke er fra privatperson), saksmappe, enhet og navn på saksbehandler, offentlighetsvurdering, tilgangskode, arkivskaper/journalførende enhet og arkivkode. Innkomne saksdokumenter Arkivtjenesten journalfører hver dag alle innkomne saksdokumenter. Dette skjer samtidig med registrering. Unntaket er eposter som saksbehandlere importerer til ePhorte frå Outlook selv. Disse blir journalført av arkivtjenesten innen tre dager, sammen med andre utgående dokumenter og interne notater. Egenproduserte saksdokumenter
- Saksbehandler arkiverer alle saksdokumenter de selv produserer, i og med at all saksbehandling skal foregå i sak-/arkivsystemet. Alle dokumenter i samme sak skal være samlet og tilgjengelige.
- Arkivtjenesten journalfører hver dag alle utgående brev/eposter og notater, samt inngående epost saksbehandlere importerer selv, som er mer enn en dag gamle. Ved journalføring skjer og en kontroll med at alle egenproduserte saksdokumenter er ført rett i systemet
- Korrespondanse som utveksles mellom enheter i kommunen kan ikke unntas offentlighet med begrunnelse i at de er organinterne dokumenter. Interne notater må og vurderes i forhold til offentlighetsloven/forvaltningsloven.
Personsensitive arkiv
- En del post til enheter med meldepliktige personregistre registreres av sikkerhetsmessige og praktiske årsaker ikke i sak/arkivsystemet ephorte, men i fagsystem.
- Ettersom fagsystemene i all hovedsak ikke er godkjende arkivsystem, må det være papirbasert daglegarkiv i brannsikre arkivskap for alle fagsystemer i kommunen.
- Tilgang til å lese i disse arkivdelene, saksmappene og journalpostene i elektronisk sak/arkivsystem som inneholder personsensitive opplysninger blir regulert etter hvilke tilganger den enkelte saksbehandler har.
Du finner mer spesifisert oversikt over hvilke dokumenter som er arkiv og bevaringsverdige i kap II i Forskrift om utfyllende tekniske og arkivfaglige bestemmelser.
I 2019 vil vi påbegynne arbeidet med vår egen bevarings- og kassasjonsplan. Du kan også finne informasjon om bevaring på arkivverket sider. |
|