|
I arkivforskriften står det følgende om organisering av arkivarbeidet:
"Arkivarbeidet i eit offentleg organ skal som hovudregel utførast av ei eiga eining, ei arkivteneste, under dagleg leiing av ein arkivansvarleg. Arkivtenesta skal vere felles for organet. Dersom ikkje særlege omsyn tilseier noko anna, skal ho vere underlagd den administrasjonseininga som har ansvaret for organets fellessaker." Arkivtjenestens hovedoppgave er å kvalitetssikre sentrale deler av kommunens dokumenthåndtering. Arkivtjenesten har derfor ansvaret for sikring av tilgjengelighet, konfidensialitet, autentisitet og kvalitet av arkivet i kommunen. Arkivtjenesten skal arbeide etter følgende måsetting:
- Arkivtjenesten registrerer inngående brev og andre forespørsler utenfra og kontrollerer at svar blir gitt (journalføring og restansekontroll).
- Arkivtjenesten sikrer at arkivet dokumenterer sakens opprinnelse (inngående brev), saksbehandlingsprosessen (interne dokumenter, kommentarer, utredninger, osv) og resultat av behandlingen (vedtak, avtaler, kopi av utgående skriv, oppfølging).
- Arkivtjenesten sørger for systematikk og sammenheng i arkivene, slik at de fungerer som informasjonskilder og informasjonssystem for administrasjonen, for rettslig forvaltningsmessig dokumentasjon og som arkivkilder for ettertiden.
- Arkivtjenesten sørger også for at det blir tatt vare på dokumentasjon av arkivrutiner, arkivsystem og informasjonsbærere.
Personale som arbeider med postregistrering og andre arkivoppgaver er faglig tilknyttet arkivtjenesten i kommunen. Arkivansvarlig er faglig overordna for arkivpersonalet. Arkivtjenestens oppgaver er fastsatt i regelverket i denne arkivplanen. |
|