Arkivorganisering

Vegårshei kommune er å regne som ett organ etter arkivforskriften §1-1, første ledd, tredje punktum: "Den enkelte kommune og fylkeskommune skal fastsetje kva
for institusjonar og einingar som eventuelt skal reknast som eigne organ etter forskrifta her."

Vegårshei kommune innførte fullelektronisk arkiv 01.04.2006 og benytter sak/arkivsystemet ePhorte. Sentralarkivet fungerer som felles journalføringsenhet for hele kommunen,
som har innført felles postmottak på kommunehuset og sentral arkivtjeneste.

All journalføring og administrativ saksbehandling gjennomføres i ePhorte med unntak av noen personsensitive saker som journalføres i kommunens fagsystemer i det lukkede nettet.Dette gjelder barnevernstjenesten (før 01.01.16), NAV kommune, helsestasjonen og sykehjem. Disse fagsystemene, med de tilhørende manuelle klientarkivene, er likevel en del av organets felles arkiv.

Fra 01.01.2018 ble Vegårshei bo- og omsorgssenter og Åpen omsorg og Helse slått sammen til enhetene Helse og Omsorg. Fra samme dato ble
IKT - samarbeidet DDØ ble lagt ned. IKT tjenestene er fra 01.01.2018 organisert i det interkommunale selskapet IKT Agder IKS.

Arkivskaper: Type Arkiv: Merknad

Ordfører:

Sakarkiv - ePhorte - K-koder

Rådmannen:

Sakarkiv - ePhorte - k-koder

Rådmanns stab inkl. økonomi

Sakarkiv - ePhorte - K-koder

• Fagsystem Agresso – lønn
• Fagsystem Agresso – Økonomi
• Fagsystem MinVakt – Turnus
• Fagsystem Norkart
• Gårds- og brukernummer arkiv sakarkiv og GBNarkiv - ePhorte- k-koder og GBNummer
• Personalarkiv ePhorte- fødselsdato fra 2012, tidligere pers.nr.
• Fagsystem BraArkiv und.arb
• Fagsystem Gisline
• Fagsystem Matrikkel
• Fagsystem Bibliofil
• Fagsystem Micromarc 3
• Fagsystem QM+

Teknisk Drift:

Sakarkiv ePhorte

Helse og Omsorg

Sakarkiv ePhorte

• Personalarkiv ePhorte
• Fagsystem Gerica
• Fagsystem Agresso
• Fagsystem System X
• Fagsystem QM
• Fagsystem Winmed3 helsestasjon
• Turnus og bemanningsprogram MinVakt

Nav og oppfølging

(inkludert barnevern fram til 01.01.16 og flyktningtjenesten fra og med 01.01.14)

Sakarkiv ePhorte

• Personalarkiv ePhorte
• Fagsystem Visma Flyktning
• Fagsystem Visma Velferd
• Fagsystem Gerica
• Klientarkiv - Sosiale ytelser papir
• NAV –statlig har felles e-arkiv i Arendal
• Fagsystem QM+

Vegårshei skole og SFO

Sakarkiv - ePhorte - k-koder og personnummer

• Elevarkiv ephorte
• Fagsystem Visma Unik
• Fagsystem Visma Oppvekst
• Fagsystem Visma Flyt
• Fagsystem Agresso WEB
• Fagsystem ITs Learning
• Fagsystem QM+

Vegårshei barnehage

Sakarkiv ePhorte - k-koder og Personnummer

• Barnehagebarn arkiv ePhorte
• Fagsystem PPT HK
• Fagsystem Visma oppvekst
• Fagsystem QM+

Ved siden av dette er en rekke offentlige tjenester i Østregionen/Østre Agder skilt ut som interkommunale samarbeid, interkommunale selskap eller kommunale aksjeselskap. Arkivdanningen ved disse organene faller utenfor kommunens normale ansvarsområde, men av hensyn til fremtidige brukere av arkivmaterialet bør arkivplanen til en hver tid romme en oppdatert oversikt over hvilke tjenester dette gjelder. I Østregionen/Østre Agder gjelder dette følgende tjenester: kommunen bevarer alle innkallinger og referater, årsmeldinger og regnskaper fra alle aksjeselaskapene som vi har eierandel.

Kommunens eierinteresser

Gjensidig eide selskap

•  KLP – Kommunal landspensjonkasse

Samarbeid organisert som aksjeselskap

•  Durapart AS - eierandel 0,49%
•  Lisand Industrier AS - eierandel 25%
•  Aust-Agder Næringsselskap AS - eierandel 0,49%
•  Vegårshei ski og aktivitetssenter AS -eierandel 35,55%
•  Risør- og Tvedestrandsregionens avfallsselskap AS (RTA) - eierandel 10,80%
•  Ubergsmoen Industribygg AS - eierandel 27/78%
•  Våje Industribygg AS - eierandel 31,12%
•  Masis eiendom AS - eierandel 33,33%
•  Agder Energi AS - eierandel 0,81%
•  Visit Sørlandet AS - offentlige instanser har en finansieringsandel 80% og Vegårshei kommuneer med en aksjekapital på 10.000kr. årlig.

Selskap med begrenset ansvar

•  AT SKOG BA - eierandel 36 andeler a kr 1900
•  A/L Biblioteksentralen - Vegårshei kommune har 1 andel a kr 300, for øvrig er det i tillegg 421 kommunale og fylkeskommunale andelseiere.

Interkommunale selskaper (IKS)

• Arendal Revisjonsdistrikt IKS - kommunalt eid selskap og Vegårshei kommunens eierandel er 2,5%
• Aust-Agder museum og arkiv (AAMA) (frem til 01.10.14, Aust - Agder Kulturhistoriske senter IKS (AAKS)) - eierandel: 50 andeler herav Vegårshei kommune 1/50. kommunene har fult deltageransvar og må bidra med årlige innskudd.
• Agder Serkretariat (avviklet : Sekretariat for kontrollutvalg i Agder

Stiftelser:

• Aust-Agder Utviklings- og kompetansefond

Andre samarbeidsløsninger:

• Ordfører-/rådmannsmøtet i Østregionen
• Regionalt næringsfond for østregionen
• Samfunnsmedisin
• Overordnet strategisk samarbeidsutvalg (OSS)
• VÅG-samarbeidet.

Vertskommunesamarbeid (kommunelovens § 28)

Arkivansvaret følgjer vertskommunen.

• Samarbeid	Vertskommune	Samarbeidskommune
  Skogbruksansvarlig for Vegårshei og Tvedestrand (fra 01.01.1994)	Vegårshei
  Jordbruksansvarlig for Vegårshei og Tvedestrand	Tvedestrand
  Barnevernssamarbeid i Østregionen (avviklet 31.12.16)	Tvedestrand	Vegårshei, Åmli, Tvedestrand,   Gjerstad og Risør
  Felles skatteoppkrever i østregionen	Tvedestrand	Vegårshei, Åmli, Tvedestrand,   Gjerstad og Risør
  Østre Agder Brannvesen	Arendal	Arendal,   Froland, Tvedestrand, Risør, Gjerstad, Vegårshei og Åmli
  Arendal legevakt	Arendal	Arendal, Froland, Fyresdal, Gjerstad, Grimstad, Nissedal, Risør,   Tvedestrand, Vegårshei og Åmli.
  Pedagogisk psykologisk   tjeneste (PPT)	Risør	Risør,   Tvedestrand og Vegårshei
  Kulturskolen Øst i   Agder	Tvedestrand	Risør,   Tvedestrand, Gjerstad og Vegårshei
  110 Sentralen	Arendal
  Interkommunal arbeidsgiverkontroll   (IAA)	Arendal
  Felles veterinærvakt	Åmli	Lillesand, Birkenes, Grimstad,   Arendal, Froland, Tvedestrand, Vegårshei, Risør, Gjerstad og Åmli
  Overformynderiet	Aust – Agder fylke   (01.07.13)
  Felles drift av veilys   i Østre Agder	Arendal
  Kompetansesenter for   Østregionen - grunnskole-, barnehage og voksenopplæring:	Risør	Vegårshei, Risør,   Gjerstad, Åmli og Tvedestrand.
  Oppreisningsordning for   barnevernsbarn	Kristiansand
  Barneverntjenesten øst i Agder	Gjerstad kommune	Vegårshei, Risør,   Gjerstad, Åmli og Tvedestrand.
  Kontrollutvalgets sekretariat	Aust Agder   fylkeskommune (30.06.14)
  Temark IKS (Agder og Telemark   kontrollutvalgssekretariat	Fra 01.07.14

Samarbeidsavtaler etter kommunelovens § 27:

• IKT - Agder IKS
• Offentlig fellesinnkjøp på Agder (OFA)
• Interkommunalt utvalg mot akutt forurensning (IUA)
• Driftsassistansen i Aust-Agder
• Interkommunal forsikringsordning
• Opplæringskontoret for Midt- og Østregionen
• Friluftsrådet Sør
• Samarbeid – landbruk, areal og naturforvaltning, turistsamarbeid.

Andre samarbeidsløsninger:

• Ordfører-/rådmannsmøtet i Østregionen
• Regionalt næringsfond for østregionen
• Samfunnsmedisin
• Overordnet strategisk samarbeidsutvalg (OSS)
• VÅG-samarbeidet
• ePhorteforum i Østregionen