Periodisering av sak-/arkivsystem (WebSak)

Periodisering av arkivet og vedlikehold av materialet inntil det kan overføres til arkivdepot

Elektronisk periodisering:

- Å periodisere arkivene betyr at man deler journalen og arkivmaterialet i fast avgrensede tidsperioder.

- Elektroniske arkiver blir periodisert ved at avsluttede arkivdeler blir skilt ut og overført til en historisk base. Færder kommune skal deponere til IKA Kongsberg

Hensikten med periodisering:

-          Gjenfinning og gjenbruk av arkivmaterialet blir enklere. Det vil være ressursbesparende i forhold til administrativt bruk, og i forhold til betjening av eksterne brukere av kommunens arkivmateriale.

-          Det blir frigjort plass i det aktive arkivet

-          Når basen blir mindre blir omfanget av dokumenter og saker som skal kvalitetssikres mer oversiktlig

Grunnregler for periodisering:

-          Alle arkivserier i kommunen skal i utgangspunket periodiseres. Det skal altså være rutiner for periodisering både av saksarkiv (webSak), og av kommunens fagsystemer.

Tidspunkt for periodisering:

-          For å få mest mulig oversikt i arkivene ved periodisering skal periodene følge kalenderåret, det vil si at periodeskillet settes til årssiktet mellom to arkivperioder.

Arkivperiodens lenge:

-          En arkivperiode bør ikke være kortere enn tre år, og ikke lenger enn ti år. Etter anbefaling fra IKA Kongsberg bør Færder kommune periodisere hvert 4. år, dvs. 1. januar etter hvert kommunestyrevalg.

Periodisering utenom ordinær arkivperiode:

Situasjoner som skaper et behov for å periodisere arkiveene utenom de ordinære periodeskillene:

-          Bytte av arkivnøkkel

-          Overgang til nytt sak-/arkivsystem

-          Overgang fra manuell til elektronisk journal

-          Omorganiseringer som fører til at virksomheter blir lagt ned eller slått sammen

Dersom slike situasjoner oppstår når det er uforholdsmessig kort tid igjen til ordinert periodeskille, kan arkivleder bestemme at det ikke skal periodiseres ordinært. Den ekstraordinære periodiseringen skal prioriteres for å unngå uorden i arkivene.

Rutine for periodisering i Færder kommune:

I Færder kommune skal hele basen (WebSak) periodiseres hvert 4. år, dvs. 1. januar etter hvert kommunestyrevalg. Det vil i etterkant være en overlappingsperiode på to år inn i den nye arkivperioden.

Ved arkivperiodens slutt vil det alltid finnes en del uavsluttede saker i journalen og i saksarkivet. Det er disse sakene som utløser behovet for en overlappingsperiode. De sakene som ikke er avsluttet i den gamle arkivperioden, men som ikke får tilført nye saksdokumenter i løpet av overlappingsperioden regnes likevel som avsluttet, og settes bortsammen med den gamle arkivperioden. De sakene som får tilført nye saksdokumenter i løpet av overlappingsperioden regnes som aktive, og overføres til den nye perioden. En sak hører med andre ord hjemme i den arkivperioden hvor saken fikk tilført sitt sistedokument, uavhengig av når saken oppsto