4.1.08 Leders ansvar - fordeling av post - restansekontroll - nye medarbeidere og medarbeidere som slutter

Lederfordeling av ny post

Dvs.:

• ny sak opprettet i postmottaket fordeles til leder fortløpende
• post fordelt til feil leder/avdeling returneres til arkivet umiddelbart - gjerne med melding om riktig leder/avdeling dersom dette er kjent
• leder kvalitetssikrer offentlighetsvurderingen som er foretatt ved arkivet og at saken er registrert i riktig sone (intern sone/sikker sone) i Elements
• post viderefordeles fortløpende til saksbehandler i egen avdeling/virksomhet (eller til seg selv)
• fortløpende kontroll av dokumenter til godkjenning i Elements
• ved lengre sykefravær/ferie er leder ansvarlig for kontroll med nye dokumenter i saksbehandlernes saker
• restansekontroll i egen avdeling foretas med jevne mellomrom
• ved fravær må det oppnevnes stedfortreder for å ivareta fortløpende fordeling av nye saker

Nytilsatte

Orientering om startdato til ny medarbeider må gis til personalavdelingen, IKT-avdeling, Servicetorget, adgangskontroll, arkivet og systemansvarlig for de systemer der medarbeideren skal ha tilgang
- se skjema ................
Det må gis nødvendig opplæring i de ulike systemer og rutiner.
Nytilsatte skal gjennomføre elæring  http://kongsbergregionenkompetanse.no/wordpress/#oversikt

• introduksjonskurs for nytilsatte
• informasjonssikkerhet
• andre felleskurs som er relevante og nødvendige

samt elæring i bruk av Elements:

https://www.kslaring.no/mod/page/view.php?id=102138

Når medarbeider slutter

Når oppsigelse mottas, innkalles medarbeideren til møte umiddelbart for gjennomgang av restanser. Saker som ikke kan ferdigstilles innen sluttdato fordeles til annen saksbehandler.
Oppfølgingsmøte for ny restansekontroll i rimelig tid før endelig sluttdato.
Leder må gi melding om sluttdato til personalavdelingen, IKT-avdeling, Servicetorget, adgangskontroll, arkivet og systemansvarlig for de systemer der medarbeideren har hatt tilgang
- se skjema ................

Det utarbeides en arbeidsattest/-bekreftelse dersom den ansatte er i en alder for å søke nye stillinger. Fordelen med å produsere denne attesten på dette tidspunkt, er at leder er godt inne i den ansattes oppgaver og kjenner den ansatte godt. På denne måten slipper man utfordringen når tidligere ansatte i ettertid ber om arbeidsattester/-bekreftelse.