4.1.02 Offentlighetsvurdering

Hovedregelen for unntak fra offentlighet finnes i offentlighetslovens §3: "Saksdokument, journalar og liknande register for organet er opne for innsyn dersom ikkje anna følgjer av lov eller forskrift med heimel i lov."

Notodden kommune praktiserer meroffentlighet, noe som betyr at kommunen i størst mulig grad skal tilstrebe offentlighet og allment innsyn i kommunens saksdokumenter. Allment innsyn skal derfor også vurderes for dokumenter der offentlighetsloven gir en mulighet for unntak.

Det er rådmannen som har det formelle ansvaret for praktisering av offentlighetsloven. Det praktiske ansvaret er delegert til den enkelte saksbehandler. For at kommunens praktisering av offentlighetsloven skal bli så sikker som mulig, skal arkivtjenesten likevel gjøre en offentlighetsvurdering i forkant, dvs i forbindelse med journalføringen, og eventuelt foreslå unntak med henvisning til gjeldende lovverk. Dersom saksbehandler er uenig i arkivtjenestens forslag, plikter han/hun å gi beskjed, slik at arkivtjenesten kan rette opp registreringen i journalen. På denne måten sørger kommunen for en god kvalitetssikring av praktiseringen av offentlighetsloven.

Alle unntak av saker, dokumenter eller opplysninger fra offentlighet skal hjemles i lov.

Gradering

Ved unntak fra offentlighet skal det registreres tilgangskode på saksnivå og/eller på journalpostnivå i Elements samt lovhjemmel. Standard tilgangskode er U (unntatt fra offentlighet), mens det finnes egne koder for blant annet personalsaker (P) og elevsaker (E).

Dersom arkivtjenesten er usikker på om et dokument skal unntas offentlighet, registreres tilgangskode XX (midlertidig sperret). Leder/saksbehandler påfører da den endelige tilgangskoden i systemet. Skjermingen må oppheves eller endres til annen skjerming innen 5 dager. Hvis utsettelsen skyldes lovhjemlet utsatt innsyn, brukes tilgangskode U med henvisning til offentlighetsloven § 5.

Gradering av opplysninger gjelder for:

• ord i sak-/journalposttittel som er skjermet kommer ikke ut på offentlig postliste som publiseres
• dokumenter tilhørende en journalpost som er gradert vil ikke være tilgjengelig fra postlista
• opplysninger vil ikke være tilgjengelige for andre saksbehandlere i Notodden kommune enn de som er definert innenfor samme tilgangskode oig innenfor samme administrative enhet