|
Saksbehandler gir beskjed til arkivet når en sak kan avsluttes ved å sette status til Ferdig. Det finnes ingen regler for hvor mange journalposter/dokumenter som kan registreres i en sak, men hovedprinsippet er 1 sak pr hendelse og en hendelse er fra saken begynner til den er ferdig behandlet. Alle dokumenter som omhandler samme hendelse skal samles i samme sak. Sjekkliste/kvalitetssikring før saken settes til Ferdig:
- Alle journalposter er avskrevet - ved utgående dokument eller ved avskrivingskode
- Alle journalposter har status Ekspedert eller Journalført - vær spesielt obs på at interne notater må ha status Ekspedert før arkivet kan journalføre disse
- Alle dokumentregistreringer har dokument knyttet til seg
- Registrerte behandlinger er utført (delegerte og politiske) og saksprotokoll/særutskrift/melding om vedtak ligger i saken
Etter at punktene over er sjekket og OK, settes status Ferdig på saksnivå som betyr at arkivet kan avslutte saken. Dersom det viser seg at saken likevel har blitt avsluttet for tidlig, tas kontakt med arkivet for gjenåpning av saken. |