|
Offentleglova § 10: ”…. Organet skal føre journal etter reglane i arkivlova med forskrifter. …” Arkivforskriftens § 2-6: Et offentlig organ skal ha en eller flere journaler for registrering av dokument i de sakene organet oppretter. I journalen skal det registreres alle inngående og utgående dokumenter som etter offentlighetsloven §§ 2 og 3
- må regnes som saksdokument for organet
- er gjenstand for saksbehandling
- har verdi som dokumentasjon
Organinterne dokumenter, jfr. §§ 1-1 – 1-3, registreres i journalen så langt organet finner det tjenlig. Innstillinger som nevnt i § 5 tredje ledd i offentlighetsloven skal likevel alltid journalføres. Dokumenter som skal holdes utenfor arkivet etter §3-19 i arkivlovens forskrifter skal ikke journalføres. Dette betyr at Notodden kommune må ha rutiner som oppfyller arkivlovens krav til dokumentkontroll – både for inngående dokumenter og for dokumenter organet produserer selv – det være seg utgående eksterne dokumenter og intern korrespondanse (innad i organisasjonen) samt styringsdokumenter (årsbudsjett/økonomiplan, årsmelding, div. planer, retningslinjer/reglementer mm). Dvs.: Enhver form for dokumentasjon av Notodden kommunes virksomhet er arkivverdig og skal journalføres. Dersom ikke kravet til dokumentjournal fanges opp av annet saksbehandlingssystem i vår organisasjon, skal inn- og utgående dokumenter registreres i Elements dersom dokumentet/-ene har dokumentasjonsverdi for Notodden kommune. WORD oppfyller ikke arkivlovens krav til dokumentjournal og skal ikke brukes til saksbehandling. Tenk over: Hvordan skal man i ettertid klare å søke opp et slikt dokument? Dokumenter som er arkivverdige/oppbevares i arkivet skal journalføres! Se Arkivforskriften § 3-19. God dialog mellom postmottak/arkivtjenesten og ledere/saksbehandlere er viktig og avgjørende for god og sikker dokumentforvaltning i Notodden kommune! |