Utgående brev, utgående epost, internt notat

Saksbehandler skal registrere egne utgående brev, epost, interne notater til andre saksbehandlere i systemet eller notat til saken.
Alle dokumenter som er arkivverdige, skal registreres og produseres ved hjelp av kommunens felles sak-/arkivsystem – Elements eller aktuelt fagsystem.
Dette gjelder også arkivverdige telefakser og elektroniske meldinger.

Saksbehandler skal

• føre på fullstendige og riktige journalopplysninger i sak/journalpost og dokument
• føre på mottaker og kopimottakere
• føre på dokumenttype (Utgående - Internt notat med oppfølging - Internt notat uten oppfølging)
• utføre offentlighetsvurdering og påføre lovhjemmel og korrekt tilgangskode. Om en er usikker på korrekt offentlighetsvurdering skal en ta kontakt med nærmeste leder, kommunens jurist, evnt. postmottak.

Inntil dokumentet er klart for ekspedering/utsendelse skal journalposten ha status Reservert.

Når dokumentet er ekspedert fra saksbehandler skal journalposten ha status Ekspedert.

Saksbehandler er ansvarlig for oversendelse av journalpost til godkjenning av leder der dette er påkrevd (jfr. delegeringsreglementet).

Elektronisk godkjenning

Leder eller den som er tillagt slik myndighet har ansvar for å godkjenne tilsendte journalposter elektronisk.

Saksbehandler og den som godkjenner må avtale hvem av disse som ekspederer brevet.

Ekspedering

Utgående dokumenter ekspederes i hovedsak via SvarUt. Graderte dokumenter skal ikke sendes på epost.

Interne notater med / uten oppfølging må ferdigstilles av saksbehandler selv - skal ha status Ekspedert når dokumentet er ferdig.

Maler i Elements skal benyttes.

Hvem kan godkjenne:

Ellers vises til vedtatt delegeringsreglement hvoretter underskriftsmyndighet følger delegert myndighet. 

(Delegeringsreglementet er under revisjon og blir lagt inn i arkivplanen når det er endelig vedtatt.)