|
Forvaltningsloven § 11d, 2. ledd:
Blir det ved muntlige forhandlinger, konferanser eller telefonsamtaler av en part gitt nye opplysninger eller anførsler av betydning for avgjørelsen av saken, skal de såvidt mulig nedtegnes eller protokolleres. Det samme gjelder iakttakelser tjenestemannen gjør ved befaring m.m.
Saksopplysninger som saksbehandler mottar på medier som sak-/arkivsystemet i utgangspunktet ikke kan behandle (dvs. alle medier med unntak av papirbaserte brev, e-post og elektronisk tilgjengelige dokumenter), skal registreres og dokumenteres i Elements dersom de har dokumentasjonsverdi for saksbehandling.
Eksempler på slike medier er:
- Telefon
- SMS / MMS
- Personlig fremmøte
- Andre henvendelser
Dersom saksbehandler mottar SMS med arkivverdig innhold, skal den journalføres i sak/arkivsystemet - eller i respektivt fagsystem.
Dette kan gjøres ved at SMS'en videresendes til saksbehandlers e-post og registreres inn i Elements derfra, eller saksbehandler kan referere innholdet i et X-notat i saken merket med at informasjonen er mottatt på SMS, dato ...... Følgende regler gjelder for registrering/dokumentasjon av saksopplysninger mottatt på disse mediene: Dersom opplysningene ikke tilhører en eksisterende sak, men er å tolke som første dokument i en ny sak, bør saksbehandler be om å få en skriftlig henvendelse pr brev eller e-post. Alternativt skal saksbehandler lage et internt notat. Dersom opplysningene tilhører en eksisterende sak og er å anse som tilleggsopplysninger til et allerede registrert dokument, skal saksbehandler søke fram den aktuelle journalposten og notere tilleggsopplysningene som en merknad på journalpostregistreringen. Det skal komme fram i merknaden hvordan tilleggsopplysningene er gjort kjent for saksbehandler. Dersom opplysningene tilhører en eksisterende sak og er å anse som et nytt dokument i saken er det viktig at registreringen gjøres på en måte som gjør at opplysningene får sin egen journalpost i Elements. Saksbehandler skal da opprette et internt notat. Dersom henvendelsen krever oppfølging velges dokumenttype Internt notat med oppfølging.
Referater fra møter og annen muntlig saksbehandling skal registreres i sak/arkivsystemet når det har betydning for behandlingen av en sak. Referat fra befaringer er et eksempel.
Bruk dokumenttype Internt notat uten oppfølging. |